İclasların nəticələri protokol şəklində sənədli qeyd tələb edir. Bu sənəd hazırlanarkən müzakirənin əsas məqamını əks etdirmək, bütün müzakirəni mümkün qədər qısa bir şəkildə təqdim etmək vacibdir.
Protokol iclasdan sonra iclas katibi tərəfindən tərtib edilir və o, müzakirə zamanı qeyd etməli və ya diktofon qeydini aparmalıdır. İkinci seçim, mümkün mübahisələrin həlli üçün ən optimal variantdır.
Vizual olaraq sənəd aşağıdakı hissələrdən ibarətdir:
- ümumi məlumat;
- iclasın gündəliyi;
- müzakirə və qəbul edilmiş qərarlar.
Ümumi məlumat
Bu məlumat bloğuna başlıq, yer (şəhər, görüş tarixi, vaxtı), iştirak edənlərin siyahısı daxildir. İclasın adı başlıqdır. Məsələn, kadr məsələləri üzrə işçi qrupunun iclası. Tarix və saat bloku protokolun imzalanma tarixi barədə deyil, birbaşa keçirilən iclas haqqında məlumatı göstərir.
İclas daimi bir qurum (komissiya, işçi qrupu və s.) Tərəfindən aparılırsa, ümumi məlumatda iclasın daimi sədri və katibinin tam adı göstərilir.
Təqdim olunanların siyahısı tərtib edilərkən dəvət olunanların vəzifələrinin və iş yerlərinin adları göstərilməlidir. Bu məlumat bloku "Present" sözü ilə başlayır. İclasda səsvermə təmin edildiyi təqdirdə, protokolda iştirak edənlər iki qrupa bölünürlər - səs hüququ ilə və səsvermədə iştirak etmək hüququ olmadan.
İclasın gündəliyi
İclasın gündəliyi iclasdan əvvəl formalaşdırılır. Ancaq istisnalar var, məsələn - təcili iclaslar üçün. Bu blokda məruzəçilər və hesabatlar üçün müddət göstərilmədən iclasın məsələləri sadalanır. İclas bir məsələni müzakirə etmək üçün çağırılsa da, sənədin başlığına daxil edilmir, ancaq gündəm şəklində tərtib olunur.
Çıxış müddətindən asılı olaraq təqdim olunan gündəlik avtomatik təsdiqlənə bilər və ya sədr tərəfindən səsə qoyula bilər. Bu vəziyyətdə müzakirə iclasın gündəliyinin təsdiq edilməsi məsələsi ilə başlayır. Etiraz yoxdursa, protokolda belə bir qərar belə rəsmiləşdirilir: "Gündəmin razılaşdırılması məsələsi səsə qoyuldu." Aşağıdakı formada səsvermənin nəticələri: "Səs verdi: lehinə - (səslərin sayı), əleyhinə - yox, bitərəf qalma - xeyr."
Müzakirə və qərar qəbuletmə
Ən böyük sual bloku müzakirənin gedişatını əks etdirmək üçün qorunur. Gündəlikdəki hər bir məsələ, gündəmdəki ifadələrdən başlayaraq ayrı bir bloka qoyulur. Ardınca aşağıdakı formada hazırlanan hesabatın gedişi davam edir: “Dinlənildi: (məruzəçinin tam adı)”. Təcrübəli transkripsiya müəllifləri çıxışları köçürməməyi, əksinə bir neçə cümlə ilə ifadə edilə bilən ümumi mənanı tərk etməyi tövsiyə edirlər. Məruzənin əksəriyyətinin mənasını qorumaq vacibdirsə, sənədin mətnində istinad edərək protokolun əlavəsindəki çıxışın tezislərinə və ya təqdimatdan parçalara istinad edə bilərsiniz.
Eyni, müzakirənin gedişatının əks olunmasına da aiddir. Bir neçə natiq eyni nöqteyi-nəzərdən çıxış edirsə, çıxışları aşağıdakı formada rəsmiləşdirilə bilər: “Natiqin fikrini dəstəkləyən natiqlər (natiqlərin tam adları)”.
Hər sualın nəticəsi olaraq bir həll yolu tapılmalıdır. Qərar layihəsində əvvəlcədən hazırlanmalı və ya müzakirə zamanı iclas iştirakçılarının özləri tərəfindən hazırlanmalıdır. Qərarlar birmənalı və dəqiq təqdim edilməli olan xüsusi formulalar şəklində qəbul edilir. Sırf məlumat xarakterli çıxışlarla bağlı qərarlar iclas iştirakçıları tərəfindən nəzərə alına bilər.
İclasda səsvermə nəzərdə tutulursa, hər bir məsələdən sonrakı protokolda öz nəticələri göstərilməlidir: “Qərar yekdilliklə qəbul edildi”, “Qərar səs çoxluğu ilə qəbul edildi”, “Qərar qəbul edilmədi.” Oxşar qeydlər edilməlidir məsələlərin müzakirədən çıxarıldığı, başqa iclasa təxirə salındığı və ya natiq olmadığı üçün baxılmadığı hallarda.
Sonda protokol sədrlik edən və katib tərəfindən imzalanır və lazım olduqda iclası çağıran təşkilatın möhürü ilə təsdiqlənir.
