Sənədlərin düzgün saxlanması ofis işinin vacib elementidir. Kağızları arxivə göndərməzdən əvvəl yandırılmalıdır. Bunu etmək üçün, işlərin arxivləşdirilməsi üçün əsas qaydaları bilməlisiniz.
Vacibdir
- - pis!
- - iynə;
- - sərt iplik;
- - yapışqan.
Təlimat
Addım 1
Qara qurğuşun qələmi istifadə edərək bütün vərəqləri nömrələyin. Sayı yuxarı sağ küncdə yerləşdirilib. Sənədləri ən qədimindən başlayaraq xronoloji qaydada yerləşdirin. Əlavə sənədləri olan zərflər varsa, zərfi və sonra içindəki hər sənədi nömrələməlisiniz.
Addım 2
Bütün ataçları və digər metal hissələri çıxarın. Sənədinizdə sənəd hüququ yoxdursa, ona bir kağız yapışdırın. Dörd deşiyi əsas götürərək karton örtüyə qoyaraq bütün kağızları tikiş üçün hazırlayın.
Addım 3
Sənədlərin bağlamaları bir qısqacla sıxılmalı, yivlə deşilməli və ya sənədlərin tikilməsi üçün xüsusi bir cihazla qazılmalıdır. Kelepçeleri çıxarmadan, qaba ipdən, ipdən və ya lentdən istifadə edərək kağızları uzun bir iynə ilə tikin.
Addım 4
Düzgün tikiş üçün iynəni arxa tərəfdən ardıcıl ikinci olan çuxura ötürmək, iynəni arxa tərəfdən keçirtmək və yenidən ikinci çuxura qayıtmaq lazımdır. Bundan sonra, iynə ön tərəfə çıxarılmalı və ikinci çuxur tikilməlidir, lakin artıq yuxarıdan. İplik arxadan çəkilir və iki ucu iplik quyruqlarının kağız (izləmə kağızı) ilə möhürlənə bilməsi üçün sabitlənir.
Addım 5
Qurumun möhürü iplərə yapışdırılmış kağıza qoyulur və vəzifəli şəxslər (direktor, baş mühasib) də imza atırlar. Karton örtükdə bir paket şəklində sənədlərin bir inventarı yapışdırılır. Qurumun adını və struktur bölməsini göstərməli, tarixini qoymalı, sənədlərin saxlanma müddətini və təşkilatınızda qəbul edildiyi təqdirdə arxiv kodunu göstərməlidir.
