Arxiv işinin nəhəng və ayrı bir sahəsi təşkilatın arxivinə təhvil verilməsi üçün sənədlərin hazırlanmasına aid olan suallar hesab olunur. Buna görə də ciddi diqqətə layiqdirlər, çünki sənədlərlə işin bu mərhələsində tez-tez arxivin işində mənfi nəticələrə səbəb ola biləcək müxtəlif metodoloji və praktik səhvlər edilir.
Təlimat
Addım 1
Sənədlərin kadr sənədləri daxil olmaqla arxivə təhvil verilməsi ilə bağlı bütün işlər ümumiyyətlə aşağıdakı mərhələlərə bölünür: - ilk növbədə sənədlərin hazırkı istehsalında və tamamlandıqdan sonra formalaşmasını həyata keçirmək lazımdır;
- işlər qurulduqdan sonra bütün müəyyən edilmiş qaydalara uyğun tərtib edilməlidir;
- sonra dəyər araşdırması aparmaq və arxiv saxlamağa hazırlamaq;
- təşkilatın arxivinə köçürülmüş bütün sənədlərin siyahısını aparmaq;
- son mərhələdə rəsmi sənədləri təşkilatın arxivinə köçürün.
Addım 2
Birincisi, müəyyən komplekslərdə, yəni bəzi hallarda kadrlarla əlaqəli sənədlərin düzgün formalaşdırılmasını həyata keçirməlisiniz. Xüsusi qovluqlarda bu cür rəsmi sənədlər şirkət işçilərinin fəaliyyətinin müxtəlif aspektləri, saxlanması üçün ayrılmış müxtəlif vaxt çərçivələri olan işçilər üçün sifariş şəklində formalaşdırılmalıdır. Bu mərhələ həyata keçirilməlidir, çünki kadrlarla əlaqəli əmrlərin bir hissəsi yalnız iş yerlərini təsir edən etibarlı məsələlərə, eləcə də işçilərə verilən mükafatlara və iş yerinə keçməyə həsr olunur. Bu tip kağız ən azı yetmiş beş il müddətində müəssisənin arxivində saxlanılmalıdır. Eyni zamanda, fərdi şəxsin tərkibinə aid olan sifarişlərin əksəriyyəti şirkətin işçilərinin əməliyyat məsələlərini əks etdirir: işgüzar səfərlər, növbətçi, məzuniyyət və s. Belə sənədlər beş il saxlanılmalıdır. Müxtəlif hallarda axtarışdan istifadə və işin asanlaşdırılması üçün beş illik və yetmiş beş illik bir sənəd hazırlanmalıdır.
Addım 3
Müəssisə işçilərinin və bütün işçilərin əmək haqqındakı məlumatlarla ciddi şəkildə əlifba sırası ilə əlaqəli şəxsi hesablarını düzgün şəkildə formalaşdırmaq lazımdır. Şəxsi qovluqlardakı bütün sənədlər, alındığı tarixə görə yalnız xronoloji qaydada yerləşdirilməlidir. Qovluqda yerləşən bütün sənədlərin aşağıdakı məlumatları ehtiva edən bir arxiv inventarını tərtib etməsi lazımdır: - kağızın adı;
- inventarizasiya sənədinə daxil edilmiş sənədin seriya nömrəsi;
- sənəddəki vərəqlərin sayı;
- sənədin tarixi və nömrəsi (lazım olduqda);
- şəxsi işə daxil edilmiş vərəqlərin sayının xülasə qeydləri;
- Qeyd.
