Arxivə təqdim etmək üçün sənədlərin qeydiyyatı ilin sonundan sonra həyata keçirilir. Beləliklə, sənədlər müəyyən edilmiş qaydalarla əlaqədar olaraq saxlama üçün hazırlanır. Saxlama müddətindən və sənədlərin dəyərindən asılı olaraq işlər tam və ya sadələşdirilmiş sistemə əsasən tamamlanır.
Təlimat
Addım 1
Müvəqqəti saxlama sənədləri üçün işlərin siyahısını hazırlayın (10 ilə qədər). Davanın formalaşmasının düzgünlüyünü yoxlayın (daimi saxlama müddəti olan sənədlər olub-olmadığını). Qutuları qovluqlarda qoyun, işlərin nomenklaturasına görə sistemləşdirilməlidir və nömrələnməsinə ehtiyac yoxdur. İşlər işlərin nomenklaturasına uyğun olaraq arxivə təhvil verilir.
Addım 2
Uzunmüddətli saxlama (10 ildən yuxarı) hallarda aşağıdakılar həyata keçirilir:
1. Çantanın bağlanması (sərt bir qovluğa bükülmüş və ya dörd çuxurda möhkəm iplə örtülmüş və ya bağlana bilər).
2. Vərəqlərin nömrələnməsi (sənədin mətninə toxunmadan yuxarı sağ küncdə qara qrafit qələmlə aparılır).
3. Sertifikat yazısının tərtib edilməsi (neçə vərəq düzəldildiyini, ziyan olub-olmadığını, işarəsi və tarixini göstərin).
4. Sənədlərin daxili inventarının tərtib edilməsi (xüsusilə qiymətli sənədləri olan işlər, şəxsi, məhkəmə və istintaq işləri və s.). Envanterin sonunda işdəki sənədlərin sayını və inventar vərəqlərinin sayını göstərin.
5. Məhkəmə qapağının bütün təfərrüatlarının (qurumun adı, struktur bölməsi, işin kargüzarlıq göstəricisi, işin adı, işin saxlama müddəti) qeydiyyatı.
Addım 3
Daimi və ya uzunmüddətli saxlama sənədləri üçün bir inventar hazırlayın. Fərdi iş nömrəsini daxil etməlidir, həmçinin işin başlığında məzmunu və tərkibini açıqlamalıdır. İnventarlaşdırmada işin saxlanma müddəti də göstərilməlidir. İşlərin sayını və ilk və son işlərin sayını, imzasını və tarixini göstərin. Şəxsi işlər üçün ayrıca bir inventar hazırlanır.
Addım 4
Hazırlanmış sənədləri arxivə göndərin. Sizin hüzurunuzdakı arxiv katibi işlərin nomenklatura və ya inventarına uyğun olaraq yoxlanacaq, təsdiq yazısı yazacaq, itkin düşən işlərin nömrələrini qeyd edəcək, işlərin qəbul və təhvil verilmə tarixini təyin edəcəkdir. İnventarlaşdırma işlərin köçürülməsini və qəbul edilməsini həyata keçirən şəxslərin imzaları ilə təsdiqlənir.
