Nomenklatura, arxivi təşkil edən və sistemə gətirilən müəyyən bir təşkilatda yeni açılan bütün işlərin siyahısıdır. İşin indeksini, adını, müəyyən edilmiş saxlama şərtlərini göstərməlidir.
Nomenklaturanın növləri
Ofis işində üç əsas nomenklatura növü vardır: standart, təxmini və fərdi. Standart federal qanunla təsis edilmişdir və eyni tip təşkilatlardakı nomenklaturanın tərtib edilməsi üçün bir model kimi xidmət edir. Təxmini nomenklaturaya qətiliklə normallaşdırılmış hal daxil deyil. İndeksləri ilə açılması tövsiyə olunan halların siyahısını ehtiva edir. Yuxarıda göstərilən nomenklatura növləri dövlət və bələdiyyə təşkilat və qurumlarında tərtib olunur. Özəl təşkilatların işçiləri qanuni sənədlər, hesabat növləri, iş planları və s. fərdi bir iş siyahısı hazırlanır. Müəssisənin formalaşmış hallarının bütün həcmini əhatə edir.
Nomenklaturanın tərtib edilməsi qaydası
Hər il köhnəsi əsasında yeni bir iş nomenklaturası hazırlanır. Üstəlik, bütün sənədlər yenidən nəzərdən keçirilməlidir. Nomenklaturanın vacib bir hissəsi, işin raf ömrüdür. Bu əsasda müvəqqəti, uzunmüddətli və daimi saxlama halları ayrılır. Müvəqqəti saxlama sənədlərinin müddəti on ildən az, uzunmüddətli saxlama on ildən çoxdur. Saxlama müddəti bitmiş sənədlərə münasibətdə sənədin seriya nömrəsi, adı, yaradıldığı il, vərəqlərin sayı və digər məlumatlar açıq şəkildə göstərilən hallarda göstərilən bir inventar tərtib olunur. İnventarlaşdırma tərtib edildikdən sonra bu sənədlər məhv edilməlidir.
Struktur olaraq, nomenklatura bölmələr, alt hissələr ilə təmsil olunur. Lakin bu bölgü dövlət təşkilatları və qurumları üçün tipikdir. Xüsusi təşkilatlarda bu bölgü şərti xarakter daşıyır və güc və tabeçilik münasibətlərini əks etdirmək əvəzinə fəaliyyətlərinin əsas sahələrini vurğulayır.
Nomenklatura cədvəli beş sütundan ibarətdir: birincisi işin indeksini, ikincisi - işin adını, üçüncüsü - səhifə sayını (cari ilin sonunda göstərilmişdir), dördüncüsü - saxlama müddətini ehtiva edir normativ hüquqi aktlarla müəyyən edilmiş, beşincisi - işin açılması, məhv edilməsi məqsədi ilə inventarın daxil edilməsi və s.
Nomenklatura daxil edilmiş uzunmüddətli və daimi saxlama işi iki yüz əlli səhifədən çox olmamalıdır. Kənd sayı normadan artıqdırsa, işi iki və ya daha çox hissəyə bölmək məsləhətdir.
Tərtib olunmuş işlərin nomenklaturası arxiv şöbəsi ilə razılaşdırılmalı və təşkilat rəhbəri tərəfindən imzalanmalıdır.
