İstehsal fəaliyyəti dövründə hər hansı bir müəssisə, bəziləri üçün, bəzən də uzun müddət saxlanmalı olan bir çox sənəd yaradır. Bunun üçün arxivin təşkili zəruridir.
Təlimat
Addım 1
Arxivdə sənədlərin saxlanılması üçün lazımi şərait yaradın. Hər şeydən əvvəl otaq günəş işığının birbaşa təsirindən qorunmalı, havanın rütubət səviyyəsi icazə verilən səviyyəni keçməməli və icazəsiz şəxslərə giriş də bağlanmalıdır.
Addım 2
Xahiş edirik unutmayın ki, arxivin binaları üçün tələblərə görə taxta binalarda, bərbad binalarda, nəm təməli olan binalarda, çardaqlarda və ya zirzəmilərdə yerləşdirilməsinə icazə verilmir. Eyni zamanda, uyğunlaşdırılmış binada müxtəlif arxiv sənədlərinin saxlanılması üçün nəzərdə tutulmuş binalar bu binada yerləşən binaların qalan hissəsindən təcrid olunmalıdır. Həmçinin, arxivi ictimai iaşə xidmətləri, kimyəvi və ya yanğın üçün təhlükəli maddələr saxlayan təşkilatlar, qida anbarlarının yerləşdiyi binada yerləşdirilməsinə icazə verilmir.
Addım 3
Təşkilatın arxivini qeydləri saxlamaq üçün uyğunlaşdırılmış və ya xüsusi tikilmiş bir binada tapın. Yanğın təhlükəsizliyinə uyğun olaraq otaq təhlükəli obyektlərdən çıxarılmalıdır. Bunlara, məsələn, avtomobil parkları, yanacaqdoldurma məntəqələri, qarajlar daxildir. Həm də müəssisənin arxivinin ərazisi yaxınlığında havanı çirkləndirən heç bir obyekt olmamalıdır.
Addım 4
Arxivin təşkili üçün uyğun bir otaq seçərkən, arxivin normal işləməsi üçün bir neçə ayrı otaqın lazım olduğunu nəzərə alın: arxiv anbarı; sənədlərin qəbulu üçün otaq; saxlanılan sənədlərin istifadəsi üçün yerlər; arxiv işçiləri üçün iş otağı.
Addım 5
Arxiv anbarını laboratoriya, məişət və sənaye sahələrindən uzaqlaşdırın. Eyni zamanda, yanlarında ümumi havalandırma kanalları olmadığına və yanğına davamlı həddi ən azı iki saat olan yanğına davamlı divarlar və tavanlar istifadə edərək qonşu otaqlardan ayrılmasına diqqət yetirin. Həmçinin, arxiv otağında kanalizasiya və su təchizatı borularının çəkilməsi istisna olunur.
Addım 6
Anbarın təşkili üçün "Sənədlərin saxlanması qaydaları" hazırlayın və rəhbərlə təsdiq edin. Bundan əlavə, rəhbərin əmri ilə arxivdən məsul olan bir nəfər təyin edilməlidir. Həmçinin sənədlərin saxlanma müddətlərinə uyğunluğu ilə vaxtaşırı araşdırma aparacaq xüsusi ekspert komissiyası yaradılır.
