Düzgün təşkil olunmuş ofis işi istənilən (hətta kiçik) bir müəssisənin uğurlu işinin tərkib hissələrindən biridir. Həqiqətən, iş ortaqlarının ilk təəssüratı əsas sənədlərin (əmrlər, təlimatlar, məktublar və s.) Necə tərtib olunmasından asılıdır. Gələn, gedən və daxili sənəd axınlarının nə qədər sürətlə keçməsi də vacibdir.
Təlimat
Addım 1
Müəssisədəki iş axınına görə müəyyən bir işçi cavabdeh olmalıdır. Müəssisə çox böyük deyilsə, katibdir, katib köməkçisidir. Təşkilata birdən çox bölmə daxildirsə (xüsusən fərqli ərazi yerləri varsa), məktəbəqədər təhsil müəssisəsi xidməti təşkil olunur (rəhbərliyin sənədləşdirmə dəstəyi).
Şirkətin ofis işləri üçün təlimatlarını hazırlayan, yenidən işləyən və dəyişiklik edənlər bunlardır. Sənədi hazırlayarkən "Federal İcra orqanlarında Ofis İşləri Qaydaları" nı əsas götürə bilərsiniz.
Addım 2
Bu, vacib, həlledici bir mərhələdir, çünki ofis işi üçün təlimat təsdiq edildikdən sonra müəssisədəki sənədlər müəyyən bir üsluba uyğun olmalıdır:
- detalların yeri (uzununa, açısal);
- korporativ şrift;
- format (kağız ölçüsü, girintilər).
Müəssisənin nümunə formalarına əlavə olaraq təlimatlarda daxil olan / çıxan sənədlərin qeydiyyatının təşkili kimi məsələlər əks olunmalıdır; sənədlərin və qəbul edilmiş qərarların icrasına nəzarətin təşkili; sənədlərin arxivə hazırlanması və ötürülməsi və s.
Addım 3
Müəyyən bir mövzuda sənədlərin verildiyi qovluqların yaradılması işlərin nomenklaturasına uyğun olaraq aparılmalıdır. Qeydlərin aparılmasından məsul olan şəxs tərəfindən "Təşkilatın fəaliyyətində yaradılan, saxlama müddətini göstərən standart idarəetmə sənədlərinin siyahısı" əsasında hazırlanır.
Addım 4
İşlərin nomenklaturasının işlənib hazırlanmasına dair işlərin həcmli olması, geniş bilik tələb etməsi səbəbindən, ayrı-ayrı xidmətlər və şöbələrin nümayəndələrini cəlb etməklə işin təşkili daha düzgündür. Xidmətdə və ya şöbədə formalaşdırılan işlərin siyahılarını (saxlama müddətlərini də göstərməklə) tərtib edirlər və məktəbəqədər təhsil müəssisəsi müəssisə üçün xülasə iş nomenklaturasını hazırlayır.
Addım 5
Sənədlərlə işi asanlaşdırmaq üçün getdikcə daha çox müəssisə elektron sənəd dövriyyəsi sistemindən (EDMS) istifadə edir. İstənilən müəssisə üçün səmərəli işləyən EDMS seçmək mümkündür (işçi sayı 7 və ya 2000 ilə). Bu gün qiymət / keyfiyyət nisbəti baxımından ən təsirli olanı "Delo", "EVFRAT-Document Management" kimi sistemlərdir.
Ancaq müəssisəniz hələ bir EDMS ala bilməsə də, standart Microsoft Office proqramları köməyə gələcəkdir. Adi Word, Excel, PowerPoint vasitələrindən istifadə edərək sənədlərin dizaynını korporativ şəxsiyyət tələblərinə uyğun təşkil etmək, elektron sənəd axını qurmaq olduqca mümkündür.
