Düzgün sənədləşmə işləri düzgün sənədləşmənin ayrılmaz hissəsidir. Ofis işinin hazırkı vəziyyəti elədir ki, sənədlərlə işin bütün incəliklərini tam mənimsəmək üçün sənədlərin bir çox fərqli növə bölündüyünü nəzərə alaraq xüsusi kurslar keçmək tələb olunur.
Təlimat
Addım 1
Ofis işləri, məsələn, bir müəssisənin kadrlar şöbəsi, mühasibat və idarəetmədən əhəmiyyətli dərəcədə fərqlənə bilər.
Beləliklə, müəssisənin hər şöbəsinin öz sənəd dövriyyəsi var və müvafiq olaraq bu sənədlərin qeydiyyatı qeydiyyat və uçot üçün xüsusi qaydalarla təqdim olunur.
Addım 2
Mühasibat sistemi elə tərtib edilmişdir ki, şirkət sənədlərinin bir hissəsi təsdiq edilmiş QOST-lara uyğun tərtib olunsun və sərbəst dövriyyədə olan hissə şirkət rəhbərliyinin qərarı ilə tərtib olunsun.
Addım 3
Müəssisəyə daxil olan bütün sənədlər daxil olan yazışmaların xüsusi jurnalında qeydiyyata alınır, sənədə müəyyən bir nömrə (seriya nömrəsi) verilir, daha sonra taleyini həll edən müəssisə rəhbərliyinə ünvanlanır. Sənəddə müəyyən tələblər varsa, hər hansı bir məlumat xarakteri daşıyırsa, baş viza ilə icra və ya məlumat üçün müəyyən bir şəxsə göndərilir. İcra zərurəti yarandıqda, rəhbər sənədi təsdiq edərək, icrası üçün son tarix təyin etmək hüququna malikdir, lakin sənədin özündə müəyyənləşdiriləndən az olmamalıdır. Podratçı sənədi alır və qəbzi üçün daxil olan yazışmalar jurnalında imzalayır.
Addım 4
Gedən sənədlər ayrıca seriya nömrəsi verilərək gedən sənədlərin xüsusi jurnalında qeyd olunur.
Addım 5
Bir qayda olaraq, bütün sənədlər daxili dövriyyə sənədləri və xarici dövriyyə sənədlərinə bölünür, bu səbəbdən istehsalda iki sənəd giriş sənədləri üçün, ikisi isə çıxan sənədlər üçün daxil edilir.
Addım 6
Belə bir mühasibat sistemi həm müəssisədən kənarda, həm də onun daxilində sənədlərin keçməsinə nəzarət etməyə və icrasını yoxlamağa imkan verir.
Addım 7
Müəssisənin fəaliyyəti ilə əlaqəli sənədlər, məsələn, kadr sifarişləri, ümumi sifarişlər ayrıca qeyd olunur və qeyd olunur. Ümumiyyətlə, bir çox iri müəssisə, xüsusən hər şöbədə ofis işində iştirak edən müvafiq şəxs olduqda, müəyyən şöbələrə və xidmətlərə aid sənədlərin ayrıca uçotu sistemini tətbiq edirlər.
