Görüşün kortəbii şəkildə hazırlana biləcəyi bir hadisə olduğuna dair bir fikir var. Əslində bu iş qarşılıqlı əlaqəsi forması ciddi inzibati təlim tələb edir.
İclasın mövzusu
İclasın səbəbi təşəbbüskar tərəfindən ifadə olunmalıdır. Heç bir halda həmişə bu vəzifədə iclasın ən vacib iştirakçısıdır. İclasların şirkətdaxili və çoxsaylı dəvətlilərin iştirakı ilə ola biləcəyinə əsaslanaraq mövzunu, dialoq üçün lazım olan bütün insanları cəlb edə biləcək şəkildə müəyyənləşdirmək vacibdir.
Tipik olaraq, mövzunun texniki tərtibatı inzibati heyət tərəfindən və ya birbaşa iclas katibi tərəfindən həyata keçirilir. İclasın gündəliyi verilmiş mövzudan irəli gəlir. Bu sənəd müzakirə edilməsi planlaşdırılan bütün məsələləri özündə birləşdirir. Əvvəlcədən razılaşdırılmış olaraq, hər bir suala bir məruzəçi təyin edilir, mübahisəni nəzərə almadan çıxışı üçün bir müddət təyin olunur. Müzakirənin müddəti ayrı-ayrılıqda gündəlikdə müəyyən edilir.
Məsələləri daha yaxşı başa düşmək üçün qısa istinadlar, statistik məlumatlar və ya digər məlumatları özündə cəmləşdirən vərəq hazırlamaq artıq olmaz. Katib hər bir məruzəçi ilə bu cür materialları ayrıca hazırlayır.
Sənədli hazırlığın son mərhələsi hər məsələ ilə bağlı qərar layihələrinin hazırlanmasıdır. Bu sənəd məruzəçilərin müzakirə əsasında təklif olunan həllərini əks etdirir. Natiqlərin təqdim etdikləri son cümlələri qeyd edirlər. İştirakçılar qərar layihəsindəki seçimlə razılaşmırlarsa, sənəd katib tərəfindən düzəldilir.
Dəvət olunmuş şəxslər
Gündəlik, qaldırılan məsələləri həll etmək üçün dəvət edilməli şəxslərin təxmini siyahısını böyük ölçüdə müəyyənləşdirir. Beləliklə, məhsuldar bir yol, əks fikir sahibi olan insanları natiqlə dəvət etməkdir. Bu vəziyyətdə görüş mübahisəli vəziyyətin tərəfləri üçün "dəyirmi masa" rolunu oynayır.
İclas iştirakçıları mövcud hər hansı bir metodla - telefon zəngi, elektron poçt və ya şəxsi dəvətlə məlumatlandırılır. Bütün sənədlər paketi əvvəlcədən bütün iştirakçı şəxslərə təhvil verilməlidir ki, materiallarla əvvəlcədən tanış olmaq imkanı olsun.
İclasın aparılması
Katib iclasda iştirak etməlidir. Onun vəzifəsi müzakirədən sonra protokol tərtib etməkdir. Sənəd hazırlanarkən, müzakirənin qeydinin sözdə dəqiqliyi deyil, əsas çıxışların və konkret təkliflərin əks olunması vacibdir.
Mümkün olan uyğunsuzluqları istisna etmək üçün iclasın gedişatını bir diktofona yazmaq daha yaxşıdır. Bütün iştirakçılara səsyazmanın başlaması barədə məlumat verilməlidir.
