Təcili olaraq sənədə ehtiyacınız var, amma harada qoyduğunuzu xatırlamırsınız? Ofis həyatınıza qayda gətirin, hər şeyi nömrələnmiş qovluqlarda düzəldin - bu işinizi asanlaşdıracaq.
Kağızlara hər şeyi qaydasına salırıq
Sənəd azdırsa və bir tətbiq sahəsi ilə əlaqəlidirsə, hamısını bir yerə, tercihen bir qovluğa qoymaq lazımdır. Ancaq, bir qayda olaraq, bir qovluq kifayət deyil, bunlardan bir neçəsi olmalıdır. Məsələn, bir şirkətin təsis sənədləri olan bir qovluq, məktublar, təchizatçılarla müqavilələr və s.
Müəssisənin genişlənməsi ilə qovluqların sayı artır. Onlar üçün bir deyil, bir neçə rəfə ehtiyacınız ola bilər. Və sonra öz sənəd axını və qovluqları olacaq işçilər görünür. Yəni ilk sifariş qaydası sənədlərin bir rəfdə olması lazım olan tematik qovluqlara paylanmasıdır.
İndi sənaye üfüqi və şaquli qablar istehsal edir. Çox praktikdirlər, az yer tuturlar, masaya yaxşı otururlar və yeni mebel alınmasına ehtiyac olmadan bütün əsas və tez-tez istifadə olunan sənədlərin əlinizdə olmasını təmin edirlər.
Reyestr
Bir çox sənəd varsa, onlar üçün və ya bir neçəsi üçün xüsusi bir qeyd (qeyd jurnalına) düzəldə bilərsiniz. Məsələn, daxil olan və çıxan sənədlərin qeydləri. Bunlarda qeyd tarixi və daxil olan (gedən) sənəd nömrəsi, qısa məzmunu və / və ya adı və sənədin hara göndərildiyi (hansı şöbəyə, hansı vəzifəli şəxsə təhvil verildiyi, hansı qovluğa qoyulduğu və s.).
Qovluqların bir hissəsi və ya hamısı üçün bir çox sənəd və bənzər bir çox qovluq varsa (məna daxilində), hər qovluqda sənədlər reyestrinə ehtiyacınız ola bilər, yəni içərisinə daxil edilmiş və ya bir şəkildə əlavə edilmiş siyahıları qovluğun ortası. Hər sənədə bir nömrə verilə bilər (əvvəllər orada olmasaydı) və ya özünüzü verə bilərsiniz. Sonra bütün sənədləri nəzərdən keçirməyə ehtiyac qalmayacaq, sadəcə siyahısına baxın və sonra lazımi nömrəni götürün.
Sənədləri müvafiq qovluqlara, qablara və rəflərə qoyun, vaxtında başlayın və hər şeyi tez və asanlıqla tapacaqsınız.
İş yerini səliqəli saxlamaq
İş yeri qaydada saxlanılmalıdır. Masanızı gündəlik və ya ən azı bir neçə gündə bir dəfə təmizləməyə çalışın. Lazımi sənədləri masanın üzərinə qoyub, qalanını qovluqlara, qablara və rəflərə qoya bilərsiniz, kimdənsə götürmüsünüzsə, geri qaytara bilərsiniz. Yalnız verdiyiniz təqdirdə kimin və ya hətta yazdığınızı yaxşı xatırlamaq daha yaxşıdır.
Və nəhayət. Sənədləri həmişə yerində olan bir şəxs asanlıqla tapılır və vaxtında gətirilir, həmişə səlahiyyətlilərlə yaxşı münasibətdədir. Bunu ürəkdən diləyirik.
