PR meneceri işi barədə məlumatlı olmalıdır. Bu, mətn sənədləri və ya media sənədləri adlanan mühüm məlumatların arxivlərinin saxlanmasının vacibliyini izah edir.
PR meneceri arxivi
Qurumun nüfuzuna birbaşa və ya dolayısı ilə təsir edən bütün vacib xəbərlər, şəxslər və hadisələr üçün bir mətbuat sənədləri toplanır.
Ayrı-ayrı sənəd şkaflarını aşağıdakılara uyğun saxlamaq optimaldır.
- müntəzəm və birdəfəlik tədbirlər: sərgilər, seminarlar, dəyirmi masalar, görüşlər və işgüzar şam yeməyi;
- əsas şəxslər, fikir liderləri, təşkilatın mövqeyinin müttəfiqləri və rəqibləri;
- PR xidməti tərəfindən mütəmadi olaraq əhatə olunan mövzular. Yalnız təşkilatın öz materiallarını deyil, həm də ictimai reaksiya, redaksiya materialları, ekspert şərhləri və s. Toplamaq vacibdir.
- sənaye mediası və jurnalistlər.
Hər hansı bir arxiv kimi bir mətbuat məlumatı da məlumatların mütəmadi olaraq yeniləndiyi və təzə məlumatların əziyyətlə toplandığı dinamik bir məlumat bazası olmalıdır.
Kolleksiya texnikası
Texniki tərəfdən, mətbuat sənədləri çap və ya elektron ola bilər. Çox vaxt, mətn sənədlərindəki işləri minimuma endirmək üçün hər ikisini tamamlayan arxiv seçimlərinə də icazə verilir.
Mətbuat sənədinə mətbuatda yer alan nəşrlər, PR xidmətinin öz materialları daxildir. Şəxslər üçün tərcümeyi-hallar, fotoşəkillər, şəxsi məlumatlar (şəxsin icazəsi ilə), şəxsi əlaqə məlumatları və köməkçilərinin telefonları istifadə olunur. Tədbirin proqramlarından, qətnamələrindən, iştirakçıların paylanmasından və təşkilatçıların əlaqələrindən hadisələr üçün mətbuat sənədlərini tərtib etmək vacibdir.
Mətbuat sənədlərindəki xüsusi bir yeri media və jurnalistlər haqqında məlumatlar tutur. Bir PR mütəxəssisi, təşkilatın hazırda redaksiya ilə qarşılıqlı əlaqədə olub-olmamasından asılı olmayaraq hər bir ixtisaslaşmış medianın ətraflı təsvirini verməlidir. Xam məlumatlar tirajla (əgər çap olunmuş bir nəşrdirsə), iştirakla (İnternet mənbələri üçün), qurucularla, icraçı direktorla, redaktorla və jurnalistlərlə əlaqəli məlumatları daxil etməlidir.
Bütün media tərəfdaşlarının, redaksiya hiyerarşisində hansı mövqe tutmalarından asılı olmayaraq, doğum tarixləri heç vaxt artıq olmaz. Səmimi bir işçi və bir media şirkətinin rəhbəri, dost bir təşkilatın PR-xidməti onları kiçik bir kartpostal və ya sulu çiçəklə təbrik edərsə eyni dərəcədə məmnun qalacaqdır. Jurnalistlər haqqında məlumat ən yaxşı şəkildə təşkilatın informasiya səriştəsi ilə məhdudlaşır. PR xidməti material hazırlamaq üçün təşkilat üzrə bir analitik hazırlayıb müxbirə təhvil vermişsə, bu barədə mətbuat sənədində iz qoymalısınız. Bu, təkrar təmasda olan həmkarlar arasında məlumatlılığın başlanğıc nöqtəsini bilməyi asanlaşdıracaqdır.
Mətbuat sənədinin doldurulması birbaşa PR-xidmətinin medianı diqqətlə təhlil etməsi ilə birbaşa bağlıdır. PR menecer təşkilatının fəaliyyətinə yaxın bir mövzuda yeni bir məqalə çıxan kimi mətbuatda iştirak etmək lazımdır. Video hekayələri, müəllif sütunları, nüfuzlu bloggerlərin qeydləri və digər məlumatlarla da məşğul olmalısınız.
Mətbuat sənədlərinə giriş
Mətbuat sənədləri uzun müddət ərzində formalaşırsa, açıq mənbələrdən gələn məlumatlardan əlavə, içəridə sözdə bir insider görünür. İnsayder məlumatlar adətən qeyri-rəsmi mənbələrdən alınan, hələ də ictimaiyyət tərəfindən təsdiqlənməmiş məlumatlar adlanır. Təşkilatların rəsmi nümayəndələri bu cür məlumatları uzun müddət “şərh verilmir” statusunda saxlaya bilərlər, buna görə də PR meneceri bir dəfə mətbuat sənədində üçüncü şəxslərin arxivə girişinin məhdudlaşdırılmasının vacibliyini xatırlamalıdır.
Mətbuat sənədlərinə girişi məhdudlaşdıran digər bir təşviq, fərdi məlumatlardır, bu məlumatlar tez-tez insanlar haqqında məlumatlarla tamamlanır. Təşkilatın digər işçiləri, digər təşkilatların PR mütəxəssisləri və digər maraqlı tərəflərlə əlaqə qurarkən bunu xatırlamaq vacibdir. Mətbuat sənədləri ilk növbədə təşkilatın daxili istifadəsi üçün hazırlanmışdır.
Bu, məlumat sızmasının qarşısını almaq üçün əlavə təhlükəsizlik sistemlərinin quraşdırılmasının vacibliyini də izah edir. Kağız materialları qovluqlara yığmaq vacibdir, bunlara giriş qətiliklə məhdudlaşdırılmalıdır. Elektron verilənlər bazaları PR şöbəsinin əməkdaşları, tələb olunduqda - təşkilat rəhbərliyinə təqdim edilməli, lakin geniş bir şirkət məlumatı üçün qapalı olmalıdır.
