Media ilə qarşılıqlı əlaqə bölməsi əvvəlcə həmişə təşkilatın təşkilati strukturuna daxil edilmir. Media məkanında işləməyə hazırlıq təşkilatın inkişafı ilə gəlir. Belə hallarda işə götürülən mətbuat katibi mətbuat xidmətini sıfırdan təşkil etməli və sistemli işini qurmalıdır.
Təşkilat əvvəllər heç media sahəsində işləməyibsə, mətbuat xidmətinin yeni işə qəbul edilmiş kuratorunun aşağıdakı sahələrdə ciddi təlim keçməsi lazımdır:
- əsas natiqlərin seçimi;
- mediada yayımlanmağa uyğun məlumatların verilməsi üçün struktur bölmələrlə iş qurulması;
- mətbuat xidmətinin texniki təchizatı və ilk media planı
Rəhbərlikdən mediaya
Təyin olunmuş nöqtələrin hər biri tam yerinə yetirilməsi üçün xeyli vaxt tələb edə bilər. Ancaq prioritetlərdən danışırıqsa, əsas şey təşkilatın əsas spikerləri üçün axtarış olmalıdır. Medianı cəlb etmək və təşkilatdakı bir reklamverəni deyil, həm də məlumat verən bir şəxs görmələrini təmin etmək üçün təşkilat rəhbərləri ilə işləmək lazım gələcək. Bunlar arasında - baş direktor, müavinlər ofisi, sahə üzrə şöbə və şöbə müdirləri. Bu insanlar media ilə ünsiyyət qurmağın zəruriliyini aydın şəkildə anlamalı, hər bir şərhin və ümumiyyətlə bu sahədə sistematik işlərin vacibliyini anlamalıdırlar.
Tez-tez, hətta media fəaliyyəti ilə ən çox maraqlanan natiq jurnalistlərlə ünsiyyət qurarkən özünü yöndəmsiz və xəcalətli hiss edir. Bu maneələrin aradan qaldırılması mətbuat xidmətinin kuratorunun vəzifəsidir. Bunu onsuz da tanınmış media xadimlərinin ən yaxşı ictimai çıxışlarının nümunələri ilə bir mətbuat sənədini nümayiş etdirməklə etmək olar.
Daxili məlumat verənlər
Rəhbərlikdən əlavə, bütün departament və şöbə müdirlərinə şirkətin media məqsədləri və vəzifələri barədə məlumat verilməlidir. Bunu rəhbərliyin mətbuat xidmətinə tam məlumat vermək vəzifəsini qoyması lazım olan növbəti iclas zamanı etmək daha yaxşıdır. Bütün komanda üzvləri bu məsuliyyətin mətbuat katibinin şıltağı deyil, rəhbərliyin yeni strateji vəzifəsi olduğunu anlamalıdırlar.
Şöbələrlə məhsuldar qarşılıqlı əlaqə qurmaq üçün məlumat verilməsini gözləmədən öz işlərinə içəridən batırmağa çalışmaq lazımdır. Rüblük hesabatlar, rəhbərlik və birbaşa icraçılar ilə əlaqə bu işdə kömək edəcəkdir. Hər kəslə dost olmaq və yeni məlumatlara açıq olmaq mətbuat xidmətinin səmərəli işinin açarlarından biridir.
Şirkətin müəyyən seqmentləri ilə işləmə müddətində davamlı məlumat vermək çətin ola bilər. Tez-tez bu, birbaşa iş sahəsindəki şöbə mütəxəssislərinin işə cəlb edilməsi ilə əlaqədardır. Həmkarlarının şirkətin məlumatlandırma tapşırıqlarını əsas vəzifələrdən aşağı hesab etmələri küskünlüyü gizlətmək səmərəsizdir. Buna görə, müəyyən bir tezliklə məlumat təqdim etmək üçün daxili qaydaların yaradılması məsələsini qaldırmağa dəyər. Daxili korporativ münasibətlərin bundan əziyyət çəkməməsi üçün mətbuat katibi şöbə işçilərini işlə yükləməmək üçün birbaşa işlənib hazırlanmasına dair məlumat əldə etmək istəyi ilə şöbə rəhbərliyi ilə əlaqə saxlamalıdır. Tipik olaraq, rəhbərlər bu təşəbbüsləri alqışlayır.
Tanıtım üçün ilk addım
Daxili hazırlıq bitdikdən sonra ictimai səviyyəyə çatma mərhələsi başlayır. Bu, şirkət haqqında məlumat yayımlamaq üçün potensial olaraq media platformasına çevrilə bilən kütləvi informasiya vasitələrinin öyrənilməsini tələb edəcəkdir. Strateji hədəflərdən asılı olaraq mətbuat katibi ixtisaslaşmış nəşrlərlə məhdudlaşmamalıdır. Potensial informasiya tərəfdaşları arasında təhlükəsiz, yerli, regional və federal səviyyələrdə xəbər agentlikləri, televiziya, radio və s.
Kütləvi informasiya vasitəsi statusuna malik olmasa da, məlumat həmkarlarını səmərəliliyinə görə çox vaxt üstələyən platformaları qiymətləndirməyin. Bunlar sosial şəbəkələrdə, məlumat saytlarında və s blog yazanlar, qruplar və icmalardır.
Vasitəçi olmadan şirkətin sosial şəbəkələrdəki fəaliyyəti barədə düşünmək artıq olmaz. Bu işin öhdəsindən şirkətin içini və çölünü bilən bir mətbuat mərkəzindən daha yaxşı heç kim gələ bilməz.
Hazırlıq işinə paralel olaraq mətbuat katibi iş üçün lazımi texniki vasitələrin siyahısını hazırlamalı olacaq. Standart ofis ləvazimatları dəstinə əlavə olaraq bu kamera, səs yazıcı, materialların saxlanması üçün sabit disklərdir.
İlk media planı - şirkətin yaxın gələcək üçün yayım strategiyası - medianın əvvəllər bilinməyən bir mənbədən əldə etdiyi məlumatlardan çəkinəcəyi gözləntisi ilə hazırlanmalıdır. Bu, əvvəlcə çox sayda nəşrləri kommersiya əsasında izah edə bilər. Son məlumatlar yüksək rəhbərliklə razılaşdırılmalıdır.
