Təşkilatların, müəssisələrin kadr xidmətlərində çox sayda sənəd saxlanılır: işə qəbul, məzuniyyətlərin verilməsi, köçürmələr, mükafatlar, əlavə nağd ödənişlər, işdən çıxarılma və s. Bu cür sənədlərin qorunmasının vacibliyi hər bir konkret işçinin sənədlərinin qeydlərinin aparılması zərurəti ilə əlaqədardır. İşdəki sənədlərin düzgün və tez bir zamanda formalaşdırılması vəzifəsi kadr məmurlarına həvalə edilmişdir.
Təlimat
Addım 1
İşlərin formalaşması icra olunmuş sənədlərin işlərə yerləşdirilməsidir. Əvvəlcə formalaşmış və bir təqvim ili daxil olmayan hallar istisna olmaqla, sənədləri hər təqvim ili üzrə hallara qruplaşdırın. Bu hallara aşağıdakılar daxildir: tələbələrin, işçilərin, işçilərin şəxsi işləri, məhkəmə işləri, pensiya işləri, xəstəlik tarixçəsi və digər mühasibat sənədləri.
Addım 2
Tələbələrin, tələbələrin, aspirantların şəxsi sənədlərinin son formalaşdırılması bir təhsil müəssisəsini bitirdikdən və ya aspiranturadan sonra həyata keçirilməlidir; işçilər və işçilər - işdən çıxarıldıqda; anamnez - xəstənin boşaldılmasını təmin etdikdən sonra; məhkəmə işləri - məhkəmə prosesi bitdikdən və qərar qəbul edildikdən dərhal sonra; pensiya işləri - pensiya ödənişlərinə xitam verildikdən sonra.
Addım 3
Arxiv saxlamağa hazırlaşarkən, vərəqlərin sayı iki yüz əlli nəfəri keçmədiyi təqdirdə işdən çıxarılan işçilərin şəxsi sənədlərini şəxsi işlərə birləşdirin. Eyni bir təhsil müəssisəsini bitirmiş şəxslərə aiddir. Ayrı bir saxlama vahidi olaraq fərdi bir fərdi sənəd də yarada bilərsiniz. Bu qayda daimi saxlama şəxsi sənədlərinə aiddir.
Addım 4
Fərdi sənədlər yaratarkən fərqli saxlama müddətlərini nəzərə alın. Uzunmüddətli və qalıcı raf ömrü hallarına gəldikdə, bunları ayrı-ayrılıqda formalaşdırın və ayrıca müxtəlif ehtiyatlara daxil edin.
Addım 5
Sifarişləri müəyyən edilmiş saxlama müddətlərinə uyğun olaraq hallar daxilində personal tərəfindən qruplaşdırın. Hər bir şəxsi sənəd daxilində sənədlər xronoloji ardıcıllıqla, yəni ilin əvvəlindən sonuna kimi, təsdiq olunduğu, tərtib edildiyi, qeyd edildiyi tarixə qədər daxil edilir.
Addım 6
Fərdi hesablardan, fərdi kartlardan, iş kitablarından, habelə şəxsi iş materiallarından yaranan hallar qəti şəkildə əlifba sırası ilə sistemləşdirilir. Belə bir dizayndan istifadə edərkən, fərdi iş açıldığı şəxslərin adlarında ilk üç hərf göstərilməklə əlavə dəqiqləşdirmə aparın.
