Bir şəxsə deyil, işçi qrupunuzun bir neçə üzvünə məktub göndərmək istəyirsinizsə, məktubun məzmunu adi məktubdan bir qədər fərqli olmalıdır. Ayrıca, iş yazışmaları qaydalarına riayət etməyi unutmayın.
Təlimat
Addım 1
E-poçt siyahınıza daxil etmək istədiyiniz həmkarlarınızın siyahısını hazırlayın. Bütün ünvan sahiblərinin cari məsələ ilə əlaqəli olub olmadığını yoxlayın. Əksinə, məktubu ilə bir şey haqqında məlumat verilməli bir insanı atlaya bilərsiniz. Maraqlı tərəflərin dairəsini öyrənin. Hansı iş yoldaşınızı “Ünvan sahibi” sahəsinə, kimin isə “Cc” sahəsinə qoyacağınıza qərar verin. Ümumiyyətlə, birbaşa icraçılar “Ünvan sahibi” sütununa, prosesi idarə edənlər və ya dolayısı ilə iştirak edənlər, eləcə də sadəcə maraqlı olan işçilər “Kopyala” sahəsinə yazılırlar.
Addım 2
Alıcı adlarını necə təşkil edəcəyinizi düşünün. Şirkətinizin bu mövzuda müəyyən qurulmuş qaydaları varsa sizin üçün daha asan olacaq. Əks təqdirdə, onların sırası müxtəlif yollarla müəyyən edilə bilər. Məsələn, soyadlarını əlifba sırasına qoyun. Yaşlılıq prinsipindən istifadə edilə bilər. Katibədən bir neçə alıcıya ünvanlanmış bir məktub tapmaq və necə etdiyini görmək daha yaxşıdır. Çox güman ki, bu şirkətinizin danışılmamış standartıdır.
Addım 3
Mesajın mövzusunu göstərin. Məzmununu qısaca əks etdirməlidir. Bundan sonra məktubun əsas hissəsinə keçin. İşgüzar yazışmalar qaydalarına əməl edin. Komandaya nəzakətlə salam verin və mövzuya keçin.
Addım 4
Yalnız işin üzərinə yazın. Vacib detalları qaçırmayın, ancaq "suyu" da seyreltməyin. Həmkarlarınızın vaxtını qiymətləndirin. Mesajınızın mahiyyətini daha yaxşı başa düşmək üçün digər yazışmalardan xəbərdar olmağınız lazımdırsa, məktubun altına sitatlar qoyun. Əlvida deməyi və hər kəsə iş yerində səmərəli bir gün diləməyi unutmayın.
