Hər hansı bir mülkiyyət forması olan bir müəssisə, müəyyən bir prinsipə görə sistemləşdirilmiş müxtəlif növ sənədlər toplusu şəklində öz iş axınına malikdir. Memorandum tərtib edərkən xüsusi diqqət tələb edir.
Memo nədir
Memo şəklində iş vərəqi məlumatverici və tövsiyə xarakterlidir. Dərhal rəhbərə və ya təşkilatın rəhbərinə verilir. Yaddaş rəhbərliyin göstərişi və işçinin təşəbbüsü ilə tərtib edilə bilər.
Sənəd konkret bir məsələ ilə əlaqəli konkret faktlardan ibarətdir. Əksər hallarda, memo, işçinin yazılı şəkildə göstərilən subyektiv rəyidir. Bəzən müəssisədə baş verən hadisələrin işığında, rəhbərin tabeliyində olanların sonrakı hərəkətlərini tənzimləmək üçün fikirlərini bilməsi son dərəcə vacibdir. İşçilərdən təkbaşına öz fikir və tövsiyələri ilə tamamlanmış ətraflı cavab tərtib etmələri tələb olunur.
Hesabatların mövzusuna gəldikdə, fərqli ola bilər: birdəfəlik məlumat verməkdən dövri hesabata qədər. İzahat və xidmət qeydlərindən fərqli olaraq, memo müəssisə daxilində istifadə edilə bilər və ya yuxarı orqan üçün hesabat sənədi rolunu oynaya bilər.
Sənədin tərtib edilməsinin səbəbi
Müəssisədən zərər ala biləcək nəzarətdən kənar bir proses nəticəsində bir qeyd hazırlanır. O zaman işçi eyni şəkildə bütün məlumatları yuxarıların diqqətinə çatdıra bilər. Məsələn, məsul şəxsin çoxsaylı işdən kənar qalması və ya planlaşdırılmış hədəflərin yerinə yetirilməsinə laqeyd yanaşması ola bilər ki, bu da təbii ki, bütün müəssisənin fəaliyyətinə mənfi təsir göstərə bilər. Ümumiyyətlə, sənəd hazırda rəhbərlik tərəfindən həyata keçirilən daxili siyasətdə dəyişiklik üçün bir siqnal olmaq məqsədi daşıyır.
Bir notu necə düzgün tərtib etmək olar
Ümumiyyətlə sənəd bir neçə hissədən ibarətdir. Birincisi, xatirənin yazılmasına səbəb olan səbəbi aydın şəkildə ifadə etmək lazımdır. Konkret vəziyyəti göstərir və faktları sadalayır. Sonra baş verənlər barədə öz fikirlərinizi bildirməyiniz olduqca açıq şəkildə tövsiyə olunur. Eyni zamanda, vəziyyəti hər tərəfdən təhlil etmək və problemə öz həll yolunu təklif etmək lazımdır.
Bütün məlumatlar, baş verənlərin mövzusuna sadiq qalaraq, kifayət qədər qısa bir şəkildə təqdim edilməlidir. Həqiqətin təhrif edilməsi və dəlil bazası ilə dəstəklənməyən ehtimalların ifadəsi qəbuledilməzdir.
Sənəd bölmənin adının yuxarı sol küncündə məcburi göstəricisi olan A4 formatlı bir vərəqə qoyulur. Sağ üst hissədə qeydin ünvanı haqqında məlumat yerləşdirməlisiniz. Bir az aşağıda, qırmızı xəttdən sənədin adı və nömrəsi, həmçinin tərtib yeri böyük hərflərlə yazılmışdır.
Sonra sənədlər sənəd hazırlayan işçinin imzası ilə dəstəklənən kifayət qədər sərbəst formada verilmişdir.
Yaddaşı göndərməzdən əvvəl yuxarıda göstərilən şərtlərin həqiqətini diqqətlə yoxlamaq tövsiyə olunur.
