İşgüzar etiket qaydaları həmkarlarından və tərəfdaşlarından alınan məktubları cavabsız qoymamağı tələb edir. Rəsmi yazışmalarda xüsusi bir rol təsdiq məktubuna aiddir. Bu sənəd ilkin razılaşmaları, hər hansı bir məlumatın alınması və ötürülməsi faktlarını, müəyyən bir tədbirdə iştirak etmək istəyini və s. Hər bir təsdiq məktub növü üçün köklü əsas ifadələr var.
Təlimat
Addım 1
Təsdiq məktubu yazmaq üçün standart A4 forması hazırlayın. Sol üst küncdə təşkilatınız haqqında məlumat yerləşdirdiyinizdən əmin olun: tam adı, poçt kodu olan hüquqi ünvan, əlaqə nömrələri, əsas dövlət qeydiyyat nömrəsi (OGRN) və digər məlumatlar. Sağ üst küncdə ünvan sahibinin məlumatlarını göstərin: alıcı təşkilatın adı, vəzifəsi, təsdiq məktubu göndərilən şəxsin soyadı və baş hərfləri, tam poçt ünvanı.
Addım 2
E-poçtunuzun başlığını formalaşdırın. Bu, alıcının müəyyənləşdirməsini asanlaşdıracaq və təşkilatınızın arxivində təşkil olunmasını asanlaşdıracaq. Başlıq qısa və məlumatlı olmalıdır, məsələn: “MMC“NNN”dən tədarük müqaviləsi alındıqda və ya“02.02.2002 seminarda iştirakın təsdiqlənməsi haqqında””. Təşkilatınızın təfərrüatları altındakı başlığı yazın.
Addım 3
Başlıqdan 2-3 sətir ayırın və ünvana bir mesaj yazın. İş ortaqlarına rəsmi rəsmi müraciət formasından istifadə edin: "Hörmətli İvan İvanoviç!" ya da "Hörmətli cənab İvanov!"
Addım 4
Təsdiq məktubunun əsas hissəsində, təşkilatınızın ünvan sahibindən hər hansı bir sənəd, mal, xidmət almasını qısa şəkildə təsvir edin. Sözləri lakonik olmalıdır və 1-2 cümləni keçməməlidir: "AAA MMC 12.02.2011-ci il tarixli, 34 saylı tədarük müqaviləsinin 2 (iki) nüsxəsini aldığını təsdiqləyir".
Addım 5
Məktubda əvvəlcədən əldə olunmuş razılaşmalar təsdiqlənərsə, onların mahiyyətini qısaca təsvir etməlisiniz. Məsələn, müəssisələrin baş direktorları arasında 29 yanvar 2010-cu il tarixində aparılan danışıqlar zamanı əldə olunan qarşılıqlı faydalı əməkdaşlıq niyyətlərini ifadə etdikləri bir söhbət baş verdi. Xahiş edirəm razılaşma bağlamaq üçün lazım olan sənədləri göndərin."
Addım 6
Təsdiq məktubunu minnətdarlıq və uzunmüddətli iş birliyinə ümid etdiyini ifadə edən bir cümlə ilə bitirin. Lazım gələrsə, məktubun sonunda əlavə məlumat və ya sənədlər də tələb edə bilərsiniz: "Ekoloji problemlər mövzusunda seminarda iştirakımızı 23 May 2008-ci il tarixində təsdiqləyirik. Zəhmət olmasa iştirakçının anketini ünvanımıza göndərin."
Addım 7
Məktubu iki nüsxədə çap edin və təşkilat rəhbəri ilə imzalayın. Bir nüsxəni poçt ünvanına göndərəcəksiniz, ikincisi - saxlama üçün öz arxivinizə qoyun.
