Əlaqə kanallarının çoxluğuna baxmayaraq, e-poçt iş əlaqələri üçün ən etibarlı olaraq qalır. Şifahi təmasdan əvvəl aşkar çatışmazlığı alıcının sadəcə məktubu görməməzlikdən gəlməsidir. Boş yerə yazmamaq üçün iş e-poçt yazışmalarının qaydalarını bilmək vacibdir.
Mövzu başdır
Elektron iş yazışmalarının effektivliyi əsasən düzgün mövzudan asılıdır. Göndərilən mesajların siyahısını gəzdirən alıcı, iş gününün sonunda, daha vacib başlıqlara üstünlük verərək, bir mövzu olmadan bir məktub buraxacaqdır.
"İskəndərdən", "Vitali üçün" və digər mücərrəd başlıqlarda olan mövzu yalnız alıcının bir məktub gözləməsi və son bir söhbətdə yaxın vaxtlarda vacib məlumatların göndərilməsi barədə məlumatlandırılması vəziyyətindədir. Bütün digər hallarda belə mövzular təəssüf doğurur. Müraciətin səbəbini, məktubun mahiyyətini və əhəmiyyətini əks etdirmirlər.
Yaxşı təyin olunmuş 2-4 sözlü cümlə yaxşı bir mövzu hesab olunur. Məsələn: "Təsdiq hesabatı layihəsi", " Ticarət Ticarət "MMC-dən kommersiya təklifi," Şifer tədarükü haqqında "," Slate. Baxılması üçün təklif ".
Müraciətin məqsədindən asılı olmayaraq, məktub müəllifi diqqəti cəlb etmək məsələsində diqqətli olmalıdır. Beləliklə, "Təcili!", "Müdir şəxsən", "Mühüm!" mövzu hissəsində yalnız mesajın həqiqətən həddindən artıq əhəmiyyətə malik olduğu hallarda göstərilməlidir və yalnız göndərən üçün deyil, həm də alıcı üçün. Eyni təmasda olan şəxsin hər məktubu əsassız diqqət əlamətləri ilə müşayiət olunarsa, alıcı onlara cavab verməyi dayandıracaq və həddindən artıq hallarda onları qara siyahıya göndərəcək və ya tabeçiliyində olanlara yönləndirəcəkdir.
Müraciət
E-poçt mesajla başlamalıdır. Alıcının tam adından istifadə etmək və səhvsiz yazmaq vacibdir. Adında bir imla səhvini görən diqqətli bir müraciətçi mütləq müraciət müəllifinə olan inamı və dialoqu davam etdirməyə olan marağını itirəcəkdir.
Bunun baş verməsinin qarşısını almaq üçün, hətta kütləvi poçtla belə, göndərməzdən qabaq məktubun mətnini yenidən oxumağı unutmamalısınız. Çox vaxt səhvlər müraciət edərkən, mürəkkəb soyadlar yazarkən sona çatdıqda gizlənə bilər. Alıcının statusundan asılı olmayaraq, ad və ata adı ilə müraciət etmək daha düzgündür, əgər məlum deyilsə, ənənəvi olaraq neytral konstruksiyalardan istifadə etmək olar: "Günaydın", "Salam". Məktubun müəllifi və alıcısı fərqli saat qurşağında yaşayırsa, bu müraciətə icazə verilir: "Yaxşı günlər", "Yaxşı saatlar".
Öz və başqalarının vaxtını qiymətləndirin
E-poçt qısa, aydın və zəhlətökən və ya lazımsız detallardan məhrum olmalıdır. Bu keyfiyyət, elektron yazışmaların davam etməsi üçün deyil, iş birliyinin başlanğıcı kimi xidmət etdiyi hallarda xüsusilə vacibdir.
Müraciətin birinci bəndində yazışma əvvəllər aparılmamışsa və ya çoxdan kəsilmişsə müəllif özünü təqdim etməlidir. Bunun üçün ən optimal dizayn ənənəvi ifadədir: “Siz Ticarət Ticarətinin əməkdaşı Vasili Kuznetsovdan narahatsınız. Bir kanal tədarükü təklifinə baxılması barədə söhbətimizi davam etdirmək istərdim”.
Bundan əlavə, təklifin özü mümkün qədər qısa bir şəkildə təqdim edilməli və geniş bir məlumat mənbəyi olaraq, bir məktubda bir ticarət təklifi əlavə edilməlidir.
Bir cümlədəki bütün tam düşüncələr məntiqi olaraq abzaslara bölünməli, siyahılar daxil edilməli, cəsarətlə vurğulanmalı və altından xətt çəkilməli, oxucunun məlumat qavrayışını yaxşılaşdıran və mövzuya batma müddətini azaldır. Tipik olaraq, bir e-poçtda nadir hallarda 3-5 paraqraf var.
Son tikinti
E-poçtları iş vida tərzi ilə bitirmək məqsədəuyğundur: "Ən xoş arzularımla, …", "Hörmətlə sizə, …" və s. Ancaq "Həmişə sənin, …" kimi vida sözləri ilə., qeyri-rəsmi ton və həddindən artıq yaxınlaşma alıcı üçün birmənalı olmadığından mümkün qədər diqqətli olmalısınız.
İmza əlaqə məlumatları ilə müşayiət olunmalıdır. Telefon nömrələrini, faksı, təmsil olunan təşkilatın rəsmi veb saytını və əlavə elektron poçt ünvanını göstərmək vacibdir, çünki alıcı məktubun özündə əlaqə ünvanını görür.
Sənədin hazırlanması prosesində ortaya çıxan düşüncələr postkriptdə rəsmiləşdirilməməlidir. Bildiyiniz kimi, yazı üçün gecikmiş fikirlərin belə bir ifadəsi yalnız şəxsi yazışmalarda uyğundur. Elektron yazım isə müraciətin mətn məzmununu istənilən vaxt dəyişdirməyə imkan verir. Məktubda P. S. səbəbsiz deyil, ünvan sahibinin məktubda əlavə məlumatları ahəngdar şəkildə daxil etmək üçün vaxt ayırdığını və sürətli bir postkriptlə məhdudlaşmağa qərar verdiyini qəbul edən alıcı tərəfindən mənfi olaraq qəbul edilə bilər.
