Böyük təşkilatlarda əksər ziyarətçilər ehtiyac duyduqları məlumatları katiblikdən alırlar. Köməkçi menecer hansı ünsiyyət təəssüratını tərk edəcək? Müştəri yenidən zəng etmək istəyəcəkmi? Maraqlanan şəxs suallarına hərtərəfli cavab alacaqmı? Katibin müsbət keyfiyyətlərinə əmin olmaq üçün ilk görüşə məsuliyyətlə hazırlaşmalı və səriştəli bir reportaj təşkil etməli və aparmalısınız.
Təlimat
Addım 1
Katib şirkətin üzüdür. Əvvəlcə ərizəçinin görünüşünü qiymətləndirin. Axı, paltarları ilə qarşılandıqlarını, ancaq ağıllarının müşayiət etdiklərini boş yerə demirlər. Bir katibin nə qədər səliqəli və qonaqpərvər görünməsi, lazım olan müqaviləni əldə etmək və ya yaxınlaşan danışıqlarda danışıqlar aparmaq üçün uzun bir yol keçə bilər. Öz "imiciniz" varsa, intuisiyanızı dinləməyə çalışın. Sizi daxili ziddiyyətlərə səbəb olan bir şəxsin mövqeyində təsdiq etsəniz, yəqin ki, onunla işləmək çətin olacaq, çünki katib yalnız şirkətin üzü deyil, həm də menecerin sağ əlidir. Bununla birlikdə, parlaq, gözəl bir görünüş ilə sizi sevindirəcək birini dərhal bəyənməyin. Gözəl bir şəkil tez bir zamanda cansıxıcı ola bilər və sənədlər yığılmamış qalacaq.
Addım 2
Söhbət əsnasında diqqətlə qulaq asın: katib müştərilərlə ünsiyyət quracaq, telefon danışıqları aparacaq və məktublar hazırlayacaq. Çıxışı bacarıqlı, sonluqları tutarlı və xeyirxah ton olmalıdır. Çıxışda parazitar sözlərin mövcudluğuna xüsusi diqqət yetirin. Müraciətçinin monoloqu lazımsız “belə deməkdir”, “belə demək olar”, “uh”, “yaxşı” ilə doludursa, çətin ki, bir iş şəraitində bu ifadələrin olmamasına nail olasınız. Özünüz söhbətin qeyri-rəsmi bir kurs keçirməsinə icazə verməyincə jarqon və jarqon istifadəsi qəbuledilməz sayılır.
Addım 3
Katibdən diktəni yazmasını xahiş et. Beləliklə, bir anda üç vacib keyfiyyəti yoxlayırsınız: çap sürəti, yazı yazma və fərdi kompüter bacarıqları. Qəsdən üslub səhvlərinə yol verin və ərizəçinin reaksiyasını müşahidə edin. Nəzakətlə bir cümlə qurmağın ən uyğun yolunu tövsiyə edirsə, bunu özünüzə bir "artı" ilə qeyd edin.
Addım 4
Katibin tərcümeyi-halını diqqətlə öyrənin. Əvvəlki işlərə diqqət yetirin, müraciət edəndən ayrılma səbəblərini soruşun. Nəzakətli və tez düşünən insan heç vaxt keçmiş bir lider haqqında qərəzsiz danışmayacaq, komandaya "palçıq atmayacaq" və ya səhvləri barədə danışmayacaq. Eşidə biləcəyiniz ən məqbul cavab əmək haqqı gözləntilərindəki uyğunsuzluqdur. CV-nin mətnindəki və həmsöhbətin hekayəsindəki açar sözləri vurğulayın: dəqiqlik, səliqə-sahman, stresə qarşı müqavimət, ünsiyyətcillik, nəzakət. Katibənin tez-tez təşkilatın müxtəlif şöbələri arasında əlaqə yaratdığını unutmayın; həm menecerin əhval-ruhiyyəsi, həm də bütün ofisdəki rahatlıq, mehriban atmosfer və qayda onun peşəkar və şəxsi keyfiyyətlərindən asılı ola bilər.
