Sənədlərin düzgün saxlanması düzgün müqavilələrin tapılması ilə bağlı problemlərdən qaçınacaqdır. Qiymətli kağızlar sənədləşdirməyə bir az vaxt sərf etdikdən sonra lazımlılarının daima sağ-salamat olacağından əmin olacaqsınız.
Təlimat
Addım 1
Lazımi sənədi asanlıqla tapmaq üçün mühasibat kitabını hazırlayın. Müqaviləyə bir nömrə verin və bu dəftərə daxil edin. Seriya nömrəsinə əlavə olaraq müqavilənin bağlanma tarixini də yazın. Jurnaldakı sətir belə olmalıdır: 1. 23.03.2010-cu il tarixli 987DL saylı müqavilə. Bununla yanaşı, qeydlərdə, korporativ arxivləşdirmə tərzi tələb edərsə, müqavilənin mahiyyətini göstərin.
Addım 2
Təşkilatda bunlardan bir neçəsi varsa, hər bir hüquqi şəxs üçün öz sənədlərini yaradın. Onları göstərmək üçün şərti simvollardan istifadə edin. Məsələn, "Funny Pictures" MMC-nin müqavilələrini 987ВК olaraq daxil edin. Və "Murzilka" ASC-dən olan müqavilələr 987M-dir. Qarışıqlığı qarşısını almaq üçün ciddi şəkildə nömrələr təyin edin.
Addım 3
Müqaviləni yalnız bütün təsdiq mərhələlərini keçdikdən, hər iki tərəfin baş direktorları tərəfindən imzalandıqdan və bütün möhürlər vurulduqdan sonra qovluğa köçürün. Sənədlərinizi qorumaq üçün cildli bağlayıcıları seçin. Hər bir hüquqi şəxs üçün ayrıca bir qovluq yaradın.
Addım 4
Müqaviləni bağlayıcıya daxil etmək üçün, təbəqələri birləşdirən kağız parçasını diqqətlə çıxarın. Bir dəlik zımbası ilə yeni deliklər açın. Sənədi bir qovluğa daxil edin və metal əyilmələrlə bağlayın. Boş A4 vərəqi ilə bir müqaviləni digərindən ayırın.
Addım 5
Sənədləri arxivləşdirməyin başqa bir yolu var. Bir sıra şəffaf sənədlər alın. Hər müqaviləni ayrı bir qapağa qoyun və bir qovluğa bağlayın.
Addım 6
Bir qovluğa çox müqavilə daxil etməyin - vərəqlər qırışa bilər. Bağlayıcı asanlıqla bağlanmalıdır ki, kağız səliqələnməsin.
Addım 7
Qovluqları sənədlərlə saxlamaq üçün rəfdə ayrı bir rəf ayırın. Cildin sonunda müqavilənin tərtib olunduğu ili və hüquqi şəxsi göstərin. Bu yolla ehtiyac duyduğunuz müqavilələri tez bir zamanda tapa bilərsiniz.
Addım 8
Üç-dörd il əvvəl bağlanmış sənədləri olan qovluqları saxlamağa ehtiyac yoxdur. İli və müqavilənin sahibi olan hüquqi şəxsi imzalayaraq onları sıx karton qutulara qoyun. Paketləri anbara göndərin. Quru saxlama yeri tapın. Nəmlik qiymətli kağızları öldürə bilər.
