Təşkilat hansı fəaliyyət növü ilə məşğul olursa olsun, həyatı boyunca qorunması lazım olan əhəmiyyətli sənədlər həcmi yaradır. Şirkət nə qədər böyükdür və fəaliyyət dairəsi nə qədər genişdirsə, yığılmış sənədlərin həcmi bir o qədər artır. Təbii ki, gec-tez əhəmiyyətsiz sənədlərin çeşidlənməsi və məhv edilməsi məsələsi ortaya çıxır. Nəyin məhv edilə biləcəyini və nəyin hələ qorunması lazım olduğunu müəyyənləşdirmək qalır.
Təlimat
Addım 1
Sənədləri sistemləşdirmək üçün saxlama üçün alınan hər sənəd üçün saxlama müddətini müəyyənləşdirmək lazımdır, bundan sonra sənəd təşkilat üçün risk olmadan məhv edilə bilər.
Saxlama müddətinin Rosarchiv tərəfindən təyin olunduğu təsdiqlənmiş sənədlər siyahısını istifadə edin. Bu cür sənədləri sistemləşdirərkən rəhbər tutulmalı olan əsas sənəd "Təşkilatların fəaliyyətində yaradılan, saxlama müddətini göstərən tipik idarəetmə sənədlərinin siyahısı" dır (Rosarchiv tərəfindən 06.10.2000 tarixində təsdiq edilmişdir).
Addım 2
Təşkilatınız kafedra səviyyəsinə düşərsə müraciət etməyiniz lazım olan şöbə yoxlama siyahılarını da öyrənin (məsələn, hərbi şöbələr, bank şöbələri və s.). Ən çox yayılmış təşkilat növləri üçün sənədlər siyahıları da hazırlanmışdır (məsələn, səhmdar cəmiyyətləri üçün).
Addım 3
Bir sıra sənədlər öz xüsusiyyətlərinə uyğun olaraq saxlanılmalıdır, məsələn, vergi sənədlərinin ən azı 4 il, maliyyə hesabatlarının - ən azı 5 il müddətində qorunması tələb olunur.
Addım 4
Siyahıların istifadəsi sənədləri təşkil etmək üçün ən əlverişli yoldur, çünki hər sənəd növü üçün dəqiq bir saxlama müddəti var. Lakin bütün sənədlər siyahılara bölünə bilməz. Bəzi sənədlər üçün saxlama müddəti təşkilatın özü tərəfindən təyin edilməlidir.
Bu məqsədlə təşkilat müvafiq bir sərəncamla mütəmadi olaraq sənədlərin dəyərini araşdıran, saxlama müddətlərini təyin edən və saxlama müddəti bitmiş və ya tələb olunmayan sənədləri məhv edən bir ekspert komissiyası yaradır. Komissiyaya sənədin aktuallığını və itkisindən yarana biləcək riskləri hesablaya bilən insanları daxil etməsi vacibdir.
