Görüş çox vacib və məsuliyyətli bir işgüzar ünsiyyət formasıdır; yalnız fikir mübadiləsi aparıldığı bir görüş deyil. İclas, bir qayda olaraq, əvvəlcədən hazırlanır və mövzusu, onların birmənalı olmayan şərhlərini aradan qaldırmaq və bir fikir birliyinə gəlmək üçün kollektiv olaraq müzakirə edilməli olan bir və ya bir neçə məsələnin həllinə həsr edilmişdir. Bu səbəbdən iclasın gedişatını və qəbul edilmiş qərarları ətraflı şəkildə qeyd edəcək protokolların saxlanılması çox vacibdir.
Təlimat
Addım 1
Protokolların icrası üçün əsas iclas zamanı xüsusi təyin olunmuş katib tərəfindən "əllə" saxlanılan qeydlərin layihəsidir. Əsas olaraq, iclasın stenoqramından və ya səs yazısından və iştirakçılar tərəfindən hazırlanan materiallardan da istifadə edilə bilər: məruzələrin tezisləri, məlumat qeydləri, qərarlar layihəsi, gündəlik və dəvətlilərin siyahısı.
Addım 2
Protokolda təşkilatın adını, nömrəsini və tarixini və sənədin növünü göstərdiyinizə əmin olun. Bunun sonunda katib və iclas iştirakçıları tərəfindən imzalanmalıdır, bununla da məzmununun düzgünlüyü təsdiqlənir.
Addım 3
İclas protokolunun mətni giriş və əsas hissələrdən ibarət olmalıdır. Giriş hissəsində iclasın sədrinin və katibinin adlarını sadalayın və iştirak edən məmurların siyahısını verin. Bu rəqəm 15-dən çoxdursa, mətndə bir link verdiyinizə əmin olan ayrı bir siyahı tərtib olunur. Giriş hissəsində, iclasda müzakirə olunan gündəmin bütün maddələrini, məruzəçini və mövqeyini göstərərək də sadalayın. Məsələlər ən təcili başlayaraq əhəmiyyət sırası ilə gündəmə gətirilir.
Addım 4
Protokolun əsas hissəsində hər bir sual ayrı-ayrılıqda təqdis olunur, hər biri üçün tək bir təqdimat sxemi mövcuddur: hansı sual dinlənildi, kim danışdı, nə qərar verildi və ya qərar verildi. "Dinlənildi" bölməsində natiqin adını göstərin və danışıqının qısa xülasəsini və ya kağız şəklində varsa mətninə bir keçid verin.
Addım 5
“Natiqlər” bölməsində natiqləri sadalayın və natiqə suallar da daxil olmaqla təqdimatlarının qısa mahiyyətini qeyd edin. "Həll olundu" bölməsində, bu məsələnin mahiyyəti ilə bağlı qərarı yazın. Qısa və aydın şəkildə formalaşdırın, mahiyyəti şərhə və qeyri-müəyyənliyə yol verməməlidir. Sualın səsə qoyulması halında nəticələri əks etdirin.
Addım 6
Protokolları imzalayın və tarixləşdirin. Tarixi bu sənədin hazırlandığı tarix deyil, protokolda əks olunan hadisənin tarixidir.
