İclasın sonunda iclasın gündəliyini, qəbul edilmiş qərarları, onların həyata keçirilmə şərtlərini və s.-ni müəyyənləşdirmək üçün bir protokol tərtib edilməlidir. İclasdan dərhal sonra protokol tərtib etmək vacibdir. və "sonraya qədər" təxirə salmayın. Bir professional katib protokolu saxlaya bilsə yaxşıdır. Lakin bu belə deyilsə, iclas protokollarının saxlanılması üçün müəyyən qaydaları bilən digər şəxslər də bunu edə bilərlər.
Təlimat
Addım 1
İclas protokolunu tutan şəxs, verilmiş qərarların məntiqini anlamaq üçün keçmiş iclasların bütün qərarlarından xəbərdar olmalıdır. Bir iclasda protokol çəkirsinizsə, əvvəlki bir neçə iclasın protokollarının surətlərini götürün. İclasda dərhal gündəmdəki sənədləri sənədləşdirin.
Addım 2
Gündəlikdəki hər bir maddənin yanında görüş zamanı söylənən fikirləri yazın. Bunu qısaca etmək olar, çünki protokol görüş zamanı deyil, ondan sonra yekunlaşdırılacaqdır. Bu qeydlərin məqsədi, onlarla birlikdə dilə gətirilən bircə vacib düşüncəni də qaçırmayacağınızdır. Kimin hansı mövzuda nə dediyini xatırlamaq üçün danışanların adlarını da yazın. Şəxsi fikir və fərziyyələr deyil, yalnız açıqlamalardan faktlar yazın.
Addım 3
Protokolun icrası iclasdan dərhal sonra baş verməlidir ki, vacib məqamlar unudulmasın və ya qeydlər itirilməsin. Protokollarda işgüzar tərzdə iclasın qısa təsviri olmalıdır. Bunu etmək üçün dolayı nitqdən istifadə edin, hər şeyi keçmiş zamanda yazın: "II İvanov qeyd etdi …".
Addım 4
Protokolun məzmunu aşağıdakılardan ibarət olmalıdır:
1. iclasın məqsədi və tarixini göstərən, bəzən iclasın başlama vaxtını da göstərən "başlıqlar";
2. iştirak edənlərin və olmayanların siyahıları;
3. qəbul edilmiş qərarların xülasəsi - bu qərarların təşəbbüskarlarını göstərməklə.
