Hər hansı bir iclasın qərarı yalnız protokolda rəsmiləşdirildiyi təqdirdə qanuni məcburidir. Valideyn iclaslarının, ev sahiblərinin və ya səhmdarların yığıncaqlarının protokolları, əlbəttə ki, məzmununa görə fərqlənir, lakin forma tələblər hər zaman təxminən eynidir.
Qaralamaya yazın
İclas zamanı kompüterə yazmaq həmişə əlverişli deyil, beləliklə protokollar əvvəlcə qaralamada yazıla bilər. İclas başlamazdan əvvəl bəzi məlumatlar daxil edilə bilər. Yuxarıda "Dəqiqələr" sözünü yazın, yalnız aşağıda - iclasın adı və tarixi. Sol tərəfdən daha aşağıda "İştirak etdim" sözünü yazın. Siyahının ixtisaslı və ya sadə bir səs çoxluğu ilə bir qərar verilməsi gözlənilirsə, neçə nəfərin iştirak etməli olduğunu göstərin. Bu, məsələn, evin idarə edilməsinə, əsaslı təmir üçün pul yığılmasına və s. Qərar verməlidir. Gündəminizi aşağıya yazın. Hələ bilmədiyiniz məsələləri müzakirə etmək istəyirsinizsə, "Müxtəlif" maddəsini əlavə edin. Bəzi hallarda müddət göstərilməlidir.
Görüşdən sonra başlayır
Nə qədər insanın iştirak etdiyini və neçə nəfərin olacağını yazın. Gündəmin altına “Dinlədim” sözünü yazın və iki nöqtə qoyun. Sualları, məruzəçilərin adlarını və çıxışların xülasəsini nöqtə-hissə yazın. Natiqlərdən çıxışlarını əvvəlcədən təqdim etmələri istənə bilər. Hər aparıcıya verilən sualları və cavabları protokolda qeyd edin. Çözümlərə gəldikdə, hər sualdan sonra və ya protokolun altındakı bir blok şəklində daxil edilə bilər. Nə qədər insanın "lehinə", "əleyhinə" səs verdiyini, neçəsinin bitərəf olduğunu göstərdiyinizə əmin olun. Qərarlar altında sədr və katibin adlarını yazın və tarixini qoyun. Bəzi hallarda, bütün rəyasət heyətinin üzvlərinin adlarının göstərilməsi tələb olunur.
Kompüterə mətn yazın
Kompüterdə yazarkən katib ümumiyyətlə mətni düzəldir. Mənasını pozmaması üçün onu düzəltməyə çalışın. Bu, xüsusilə qərarlar üçün doğrudur. Protokolların qeydiyyatı üçün vahid forma yoxdur, lakin ümumiyyətlə aşağıdakı qaydalar tətbiq olunur:
- mətn 14 nöqtə ölçüsündə bir və ya bir yarım fasilələrlə yazılmışdır;
- əsas mətnin hizalanması - hər iki tərəfdə;
- başlıq hizalaması - mərkəzləşdirilmiş, iştirak edənlərin sayı - sağ;
- abzaslar qırmızı xəttlə başlayır.
Mətni yazın, sədr və katibin imzaları üçün yer buraxmağı, həmçinin imzaların transkriptlərini qoymağı unutmayın. Tarixi altına qoyun. Protokolu çap edin və sədr və katibin imzalamasına icazə verin. İclasın qiyabi keçirildiyi hallar var. Bu vəziyyətdə çıxışların mətnləri yazılmır. Protokolun qalan hissəsi eyni qaydada tərtib olunur.
