Sıx iş qrafikində yalnız nahar üçün deyil, beş dəqiqəlik bir möhlət üçün də vaxt ayırmaq çətin ola bilər. Təcili rejimdə işləmək yalnız fiziki yorğunluğa səbəb olmur. Depressiyaya səbəb ola biləcək psixoloji narahatlıq yaranır. Buna görə vəzifələri həddindən artıq səy göstərmədən idarə etmək üçün iş gününü savadlı bir şəkildə təşkil etmək lazımdır.
Vaxt İdarəetmə Matrisi - Bunu necə qurmaq olar
İş vaxtını optimallaşdırmaq üçün ən populyar vasitə Eisenhower Matrixdir. Zaman idarəçiliyi təlimlərində makiyaj etmək öyrədilən ilk şey budur. Sadə dörd hücrəli bir cədvəldə, vəzifələr prioritetə bölünərək yazılır. Sol üst meydanda - təcili və vacibdir. Buraya kəskin böhran iş anlarının həlli, təcili tapşırıqlar, son tarixləri yaxınlaşan layihələr daxildir. Sağ üstdə - vacib, lakin o qədər də təcili olmayan məsələlər. Bu, yeni layihələr planlaşdırır, başa çatan layihələrin effektivliyini, gündəlik gündəlik vəzifələri qiymətləndirir, yeni fəaliyyət sahələrini müəyyənləşdirir. Sol alt hüceyrə - daha az vacib, lakin təcili vəzifələr. Buraya telefon danışıqları, bəzi görüşlər, təcili materialların nəzərdən keçirilməsi, sosial fəaliyyətlər daxildir. Və son, sağ alt hücrə - vacib olmayan və təcili olmayan məsələlər. Bu gündəlik işlər, bəzi zənglər, əyləncədir.
Ən təsirli iş günü, sağ üst kvadratın maksimuma qədər doldurulduğu gündür - vacib, lakin təcili olmayan işlərlə. Bu o deməkdir ki, verilən bütün tapşırıqları yerinə yetirmək üçün vaxt var, hər şey plan üzrə gedir, heç bir fövqəladə vəziyyət nəzərdə tutulmur. Sol üst kvadrat doludursa, deməli bir çox tapşırıq "daha sonra üçün" təxirə salınıb və indi təcili və çox vacib məsələlərin yığılmış yığınını təmizləməlisiniz. Eyni zamanda, vacib, lakin təcili olmayan şeylər də toplanır, bunun da edilməsi lazımdır, lakin bunun üçün vaxt yoxdur. Fövqəladə vəziyyətin bitməsindən sonra, növbəti təcili olmayan işlərin həyata keçirilmə müddətlərinə çoxdan yaxınlaşması səbəbindən yaranır.
Hadisələrin belə bir inkişafının qarşısını almaq üçün Eisenhower matrisini yalnız bir iş günü deyil, müntəzəm olaraq tərtib etmək lazımdır. Ən təsirli menecerlər bunu bir neçə dəfə edirlər. Ayın sonunda - növbəti, əsas vəzifələri hüceyrələrə paylamaq. Həftənin sonunda - növbəti, cari işi meydanlara səpələyir və düzəlişlər edir. Və iş gününün bitməsindən əvvəl - növbəti, əsas məsələlərin planını tərtib edin. Məsuliyyətlərin belə bir şəkildə bölüşdürülməsi beş ilə on dəqiqə çəkəcək və hansının əvvəl, hansının - daha sonra ediləcəyi barədə beyinlərinizi qırmamağınıza imkan verəcəkdir.
Daimi böhran - nə etmək lazımdır?
İşlər yığılıb yığılırsa və işçinin səkkiz saatı bütün vəzifələri yerinə yetirmək üçün yetərli deyilsə, səlahiyyətin verilməsini düşünməyə dəyər. Bəlkə də bir işçi ilə həll edilə bilməyəcək qədər çox vəzifə qoyulub. Bu vəziyyət rəhbərliyə aydınlaşdırmağa dəyər. Bunu etmək üçün alt maddələr ilə görüləcək işlər siyahısını hazırlamalısınız - tapşırığı yerinə yetirmək üçün nə etməlisiniz. Daha yaxşısı, sərf olunan vaxtı təyin edin. Bu, müdirə bir nəfər üçün bütün iş həcminin öhdəsindən gəlməyin qeyri-real olduğunu açıq şəkildə göstərəcəkdir. Bu vəziyyətdə tapşırıqların bir hissəsi menecerdən silinə bilər və başqa bir işçiyə verilə bilər.
