Təşkilata daxil olan sənədlər uçota alınır. Ümumiyyətlə gələn məktubların qeydiyyatı ofisin vəzifəsidir, lakin kiçik komandalarda bu məsuliyyət çox vaxt katibə həvalə olunur. Yazışmaların işlənməsi üsulu, bir qayda olaraq, ofis işi üçün daxili təlimatlarda ətraflı təsvir edilmişdir. Əgər yoxdursa, yeni sənədləri işləyərkən müəyyən bir hərəkət qaydasına riayət etməlisiniz.
Zəruri
- - daxil olan yazışmaların qeydiyyatı jurnalı;
- - "Gələn məktub" möhürü.
Təlimat
Addım 1
Gələn yazışmaları qəbul edin və çeşidləyin. Xüsusi işarəsi olanlar xaricində bütün məktubların açılması lazımdır, məsələn "Şəxsən menecerə" və ya "Gizli" və s. Zərfi atmağa tələsməyin, əvvəl qayıdış ünvanının mətndə göstərildiyini yoxlayın. Qeyd üçün mühasibat sənədləri (hesab-fakturalar, fakturalar), təbriklər, reklam materialları tələb olunmur.
Addım 2
Daxil olan məktublar haqqında məlumatları daxil olan yazışmalar jurnalına daxil edin. Elektron və ya ənənəvi ola bilər (kağız). Elektron formaları doldurarkən, proqram tərtibçilərinin tövsiyələrini yerinə yetirin. Kompüter sistemləri kargüzarlığı asanlaşdırır, lazım olan məlumatları tez bir zamanda tapmağa kömək edir. Bununla birlikdə, unifikasiya vacibdir, məlumat daxil etmə qaydalarına ciddi əməl olunmalıdır, əks halda sənəd verilənlər bazasında itə bilər.
Addım 3
Bir mətbəədə ənənəvi bir qeyd dəftəri alın və ya A4 dəftərində özünüz düzəldin. Bunun üçün əsas tələb axtarışın rahatlığı, doldurulmanın aydınlığı və dəqiqliyidir. Bir jurnalın aşağıdakı sütunlarla bir masa şəklində aparılması rahatdır: 1. Qeydiyyat tarixi. Təşkilat fərqli bir prosedur qəbul etmədiyi təqdirdə daxil olan məktubları qəbz günü nəzərdən keçirin və axşam baxılması üçün menecerə təqdim edin; Qeydiyyat nömrəsi. Bu sənəd atributu "Gələn sənədlər" (təşkilat işlərinin təsdiq edilmiş nomenklaturasına uyğun olaraq) iş sənədinin nömrəsindən və alınan məktubun seriya nömrəsindən (təqvim ilinin əvvəlindən) ibarətdir. Məsələn, "No 01-12-273", burada 01-12 işin nomenklatura nömrəsidir, 273 məktubun unikal nömrəsidir. Alınan bütün yazışmalar daha sonra alınan elektron nüsxə sayından asılı olmayaraq bir dəfə qeydə alınır; 3. Məktubun müəllifi (təşkilat, fərdi), məsələn, "Vstrecha MMC" və ya "Regional rəhbərlik, müdir müavini V. S. Sidorov" və s. 4. Sənədin mövzusu. Bu sütunu məktubun başlığındakı məlumatlarla doldurmaq və ya oxuduqdan sonra qısa müddətdə əsas fikri formalaşdırmaq olar. Elə bir şəkildə yazın ki, daha sonra hansı sənədin söz mövzusu olduğunu asanlıqla xatırlaya və həmkarlarınıza izah edin. Məsələn, "Nəqliyyat xidmətləri üçün müqavilə bağlanması haqqında" və ya "12.12.2011 tarixindən əvvəl gəlir vergisi haqqında məlumat verilməsinə dair" və s.; 5. İcraçı. İdarəetmə vizasını aldıqdan sonra qutunu doldurun. Cavab hazırlayacaq şəxsin adını daxil edin. Burada son tarixə diqqət yetirin. Təcili məktubun cavab tarixini vurğulayın və ya altının altını çəkin. Qeydlər. Burada menecerin sifarişinin yerinə yetirilməsinə dair qeydlər edə və ya məktuba vacib əlavələrin olduğunu göstərə və ya işçilərin iş yerində olan nüsxə sayını qeyd edə bilərsiniz.
Addım 4
Cədvəli uyğun gördüyünüz kimi tamamlayın. Məsələn, sənədlərin təhlükəsizliyindən qorxaraq məktubu alarkən podratçının imzası üçün qutuyu seçin. Bununla birlikdə, gündəliyi və özünüzü həddindən artıq açıq girişlərlə yükləməyin. Sənəd bütün lazımi məlumatları ehtiva edir, qeydiyyat formaları yalnız üzərində iş mərhələsini izləməyə kömək edir.
Addım 5
Bütün məktublara yazışmanın növünü göstərən xüsusi bir möhür qoyun - "Gələn". Çap sənədin birinci səhifəsinin sağ alt küncündə olmalıdır. Çapın mətnlə üst-üstə düşmədiyinə əmin olun. Çap xəttinə seriya nömrəsini və qəbul tarixini əl ilə daxil edin.
