Hər hansı bir təşkilatda, hətta kiçik bir quruluşda, bir çox fərqli əmr və sərəncam verilir və saxlanılır. Hamısı qeydiyyatdan keçib bir şeyə yazılıbsa, gec-tez qarışıqlığa səbəb olacaq. Və yoxlama orqanlarının nümayəndələrinin çətin ki, bu cür qeydlərin aparılmasını təsdiq etsinlər.
Təlimat
Addım 1
Müəssisədə verilən sifarişləri düzgün bölmək üçün aşağıdakı sənədləri rəhbər tutmalısınız:
- Rosarkhiv tərəfindən təsdiqlənmiş "Təşkilatın fəaliyyətində yaradılan, saxlama müddətini göstərən tipik idarəetmə sənədlərinin siyahısı";
- ofis işi üçün təlimatlar (idarəetmə orqanı tərəfindən hazırlanmışdır).
Bu sənədlər əsasında hər bir müəssisədə işlərin nomenklaturası hazırlanmalıdır. Buna əsasən əmrlər, təlimatlar və digər sənədlər bölünür.
Müəssisənin ölçüsündən və quruluşundan asılı olaraq işlərin işlənmiş nomenklaturası məktub kodunun göstərilməsi ilə şöbələrə bölünə bilər və ya ümumi ola bilər.
Hər halda, müəssisədəki bütün sifarişlər şərti olaraq əsas və təsərrüfat fəaliyyətlərinə və işçilər üçün sifarişlərə bölünür.
Addım 2
Əsas və təsərrüfat işləri üçün sifarişlər, bir qayda olaraq, katib tərəfindən saxlanılır (ayrı bir əmrdə başqa hal nəzərdə tutulmayıbsa). Bu sifarişlərin qeydiyyatı, saxlanması və arxivləşdirilməsindən də cavabdehdir.
Sənədlər saxlama müddəti baxımından fərqlənir. Müəssisənin əsas fəaliyyətinə dair sifarişlər (təşkilati quruluş üçün, ştat cədvəlinin təsdiqlənməsi, ona dəyişiklik edilməsi və s.) Saxlama xətlərinə malikdir - daim. Təqvim ilinin sonunda onlar müəssisənin arxivinə təhvil verilir.
İqtisadi və əməliyyat məsələləri ilə bağlı sifarişlər 5 il saxlanılır. Ardıcıl bir məktub olmadan nömrələnirlər. Müəssisədə verilən sifarişlərin həcmi böyükdürsə, il ərzində onlar həcmlərə bölünür. Saxlama müddəti bitdikdən sonra müvafiq aktın qeydiyyatı ilə məhv edilirlər.
Addım 3
Kadrlar üçün sifarişlər tərtib olunur və müəssisənin kadr idarəetmə şöbəsində saxlanılır. Raf ömrü ilə də fərqlənirlər.
Ayrı bir vəziyyət, 75 illik saxlama müddəti ilə qəbul, işdən azad etmə və köçürmə əmrləridir. Soyadın dəyişdirilməsi, uzunmüddətli ezamiyyət, işçilərin uzunmüddətli müvəqqəti köçürülməsi və s. Əmrlər də buraya yazılır. Bu sənədlər jurnalda qeydiyyata alınır, fasiləsiz nömrələnmə və yazılara malikdir (ən çox "ls", "k")). İlin sonunda bu cür sifarişlər qeyd dəftəri ilə birlikdə bir qovluğa tikilir və arxivə təhvil verilir.
Addım 4
Tətillər üçün sifarişlər (müntəzəm, ödənişsiz və s.), Qısamüddətli ezamiyyə və köçürmələr ayrı bir sənəddə tərtib olunur, 5 il saxlanılır. Sifariş nömrələməsinə bir məktub əlavə edilir (məsələn, "o" və ya şöbə kodu).
Toplama sifarişləri eyni saxlama müddətinə malikdir. Lakin bunları ayrıca saxlamağınız tövsiyə olunur onlara təhlil materialları (izahlı qeydlər, protokollar, həmkarlar ittifaqı komitəsinin bildirişləri və qərarları və s.) əlavə olunur.
Saxlama müddəti bitdikdən sonra bu sifarişlər məhv edilir.
Addım 5
Təqdimat sifarişlərini ayrıca saxlamaq tövsiyə olunur (saxlama müddəti - 75 il). Ayrı bir halda, həm öz müəssisələrinin, həm də rəhbərlərinin təşviqi üçün sifarişlər verilir. İş qurulduğu kimi arxivdə saxlanılır.
