Sifariş böyük praktiki əhəmiyyətə malik bir sənəddir. Bəzi konkret hərəkətləri göstərir: işçinin işə götürülməsi və işdən çıxarılması, intizam tənbehi, yeni texnologiyanın tətbiq edilməsinə ehtiyac və daha çox şey. Katib bu tip sənədlərin saxlanmasını və düzgün sənədini tez bir zamanda tapmaq imkanını təmin etməlidir. Bunun üçün hər sifarişə unikal identifikasiya nömrəsi verilir.
Zəruri
- - sifarişlər;
- - qeyd dəftəri;
- - kadr qeydlərinin idarə olunması üzrə təlimat;
- - 2 və ya 3 qovluq.
Təlimat
Addım 1
Sifarişlərin qeydiyyat forması qanunla ciddi şəkildə tənzimlənmir. 27 noyabr 2000-ci ildə Rosarkhiv tərəfindən nəşr olunan standart bir təlimat mövcuddur ki, burada əmrlərin kadrlar və əsas fəaliyyət növləri ilə nömrələnməsi bir təqvim ili ərzində ayrıca aparılmalıdır. Katibənin bir katibin işini yerinə yetirdiyi kiçik bir firmada işləyirsinizsə, 3 qovluq və 3 qeyd jurnalına başlayın.
Addım 2
Ofis işi üçün təlimat tərtib edin. Yalnız bir neçə maddədən ibarət ola bilər. Hansı sifarişlərin 5 il, hansılarının isə 75 il saxlanılmalı olduğunu göstərin. Müəssisəniz üçün sifarişlərin hansı massivlərə bölündüyünü və onları necə təyin etmək qərarına gəldiyinizi yazın. Əsas fəaliyyət üçün sifarişlər ümumiyyətlə ardıcıl bir nömrə ilə, personal sifarişləri isə bir nömrə və hərflə nömrələnir. Məsələn, rəqəm "Sifariş No 2-l / s" və ya "Sifariş No 2-k" kimi görünə bilər. Fərqli raf ömrü olan sənədlər üçün fərqli təyinatları düşünün. Məsələn, qısamüddətli kadr, uzunmüddətli isə kadr kimi qeyd edilə bilər.
Addım 3
Sifarişləri saxlama müddətinə görə 2 hissəyə bölün. Mütəmadi və ya təhsil məzuniyyətinin verilməsi, qısamüddətli ezamiyyə, təşviq və intizam cəzaları ilə bağlı sənədlər 5 il müddətində saxlanılır. İşə qəbul, köçürülmə, işdən çıxarılma, uzun işgüzar səfərlər və uzun tətillər üçün sifarişləri başqa bir qovluğa yazın. Qovluqların adını və son istifadə tarixini bağlayıcıların üz qabığına yazın. Əsas fəaliyyət üçün sifarişləri ayrıca doldurun
Addım 4
Böyük firmalarda sifarişlər müxtəlif xidmətlər tərəfindən verilir. Əsas fəaliyyət üçün sənədlər, bir qayda olaraq, katib tərəfindən, personal üçün isə kadrlar şöbəsi tərəfindən aparılır. Buna görə hər birinin öz qovluğu və öz mühasibat kitabları var. İK mütəxəssisi üçün sənədləri saxlama müddətlərinə görə bölməklə 2 kitab və 2 qovluğa başlamaq kifayətdir. Bununla birlikdə, çox böyük bir sənəd axını ilə, hər bir qovluq çox vaxt sifariş növlərinə görə bölünür. Müəssisəniz ayrı bir saxlama sistemi qəbul etmişdirsə, sifarişləri ümumi bir sıra içərisində sıralayaraq bir jurnalda qeyd edin.
Addım 5
Əsas fəaliyyət üçün sifarişlər yalnız bütün şirkət üçün deyil, ayrıca bölmələr üçün də tətbiq oluna bilər. Hər şöbə və ya şöbə üçün kod hazırlayın. Bu hərf və ya rəqəm ola bilər. Unutmayın ki, əsas fəaliyyət üçün sifarişlərin təyin edilməsi şirkətinizin kadr uçotu rəhbərliyində qəbul ediləndən fərqli olmalıdır. Bu vəziyyətdə nömrələmə "əsas fəaliyyət" ümumi massivinə daxil olur.
