Təşkilatın bütün sənədləri düzgün saxlanılmalıdır. Aydın bir sistem dərhal lazımlı kağızı tapmaq imkanı verir. Bəzi sənədlər, məsələn sifarişlər üçün öz saxlama qaydalarına malikdir.
Zəruri
qovluqlar, qutular, kağız, kompüter
Təlimat
Addım 1
Təşkilat üçün bütün sifarişlərin qeyd ediləcəyi bir sifariş jurnalını yaradın. Jurnal mütləq bağlanmalı və nömrələnməlidir, bu da postkriptləri və səhifələrin silinməsini istisna edir.
Addım 2
Jurnalda müəyyən sütunlar olmalıdır. Sütunların təxmini məzmunu belə ola bilər: giriş nömrəsinin qaydada göstərildiyi bir sütun, sifarişin tarixi göstərilən sütun, sifarişin xülasəsi olan sütun, sifariş nömrəsi olan sütun, işçinin bu əmrlə tanışlıqda bir iz qoyduğu sütun. Əlavə olaraq, sifarişin yerini (qovluqlar və ya qutu) göstərən bir sütun əlavə edilə bilər.
Addım 3
Bütün sifarişlər qovluqlara bölünməlidir: işçilərin qəbulu və işdən çıxarılması barədə əmrlər (kadr əmrləri), işçilərin təşviqlərini əks etdirən əmrlər, ezamiyyətlərə və tətillərə göndərilməsi, təşkilatın əsas fəaliyyətini əks etdirən sifarişlər. Sifarişlərin əla saxlama müddətləri varsa, onlar üçün ayrı qovluqlar yaradılır.
Addım 4
Sifariş saxlama sistemi aydın, sistemləşdirilmiş və sifarişlərə verilən nömrələrin davamlılığını təmin etməlidir. Bu, xüsusilə sifariş iş üçün geri çəkildikdə doğrudur. Qarışıqlığa yol verməmək üçün ələ keçirilmiş sifarişin surətini çıxarmaq məsləhətdir.
Addım 5
Bütün sifarişlər təşkilatın blanklarında çap olunmalıdır. Bu vəziyyətdə sifarişdəki möhür tələb olunmur. Sifariş düz bir kağız üzərində yazılmışsa, təşkilatın möhürü onun üzərində olmalıdır.
Addım 6
Müəssisə sifarişlərin saxlanılması üçün elektron bir sistem qəbul etmişdirsə, o zaman bütün təşkilat daxilində vahid olmalıdır. Bu sənədlərə imza qoymaq hüququ olan işçilər elektron sifarişləri əldə etməlidirlər. Bu vəziyyətdə EDS (elektron rəqəmsal imza) istifadə etmək çox rahatdır. Hər halda sifariş jurnalının çap edilməsi tövsiyə olunur.
