Kadr əmrləri tərtib edilərkən onların hüquqi əhəmiyyətinə böyük diqqət yetirmək lazımdır. Qanuni qüvvəyə minmək üçün qeydiyyat indeksi və ya başqa sözlə sənəd nömrəsi daxil olmaqla bir sıra zəruri təfərrüatlar olmalıdır. Sifarişlərin qeydiyyatı qaydaları qurumun yerli sənədi ilə müəyyən edilir, lakin ümumi qaydalar da mövcuddur.
Təlimat
Addım 1
Sifarişin kadrlar üçün sıra nömrəsi həm də qeydiyyat nömrəsidir (indeks). İşçilər üçün bütün sifarişlərin (sifarişlərin) nömrələnməsi iş ili ərzində hər bir inzibati sənəd qrupu üçün ayrıca qeydiyyat formalarında ayrıca saxlanılmalıdır.
İş ili ümumiyyətlə təqvim ilinə təsadüf edir (1 yanvar - 31 dekabr). Ancaq istisnalar var, məsələn, ofis ilinin 1 sentyabrda başladığı mədəniyyət, təhsil və s.
Addım 2
Başlamaq üçün bütün sifarişləri ayrı qruplara ayırın. Kağızları saxlama müddətinə görə uzun müddətli sənədlərə və qısa müddətli sənədlərə bölün.
Çox sayda işçisi olan böyük təşkilatlarda, rahatlıq üçün, eyni saxlama müddətinə malik olan sifarişlər sırasında homojen bir mövzuda bir neçə qrup seçin.
Məsələn, uzunmüddətli saxlama sənədləri qruplara bölünə bilər: qəbul əmrləri, işdən çıxarma əmrləri, köçürmə əmrləri. Və qısamüddətli saxlama sənədləri seriyalara bölünə bilər: tətil sifarişləri, işgüzar səfərlər üçün sifarişlər.
Çox sayda işçi heyətinə sahib olan təşkilatlarda bəzən hər bir heyət kateqoriyası üçün sifarişlərin məktub təyinatlarını inkişaf etdirmək lazımdır.
Addım 3
Bundan əlavə, bu sifariş qruplarının hər birini xüsusi formalarda şəxsi heyətə qeyd edin. Qeyd forması olaraq jurnal, qeydiyyat və nəzarət kartlarından və ya elektron sənəd dövriyyəsi sistemindən istifadə edə bilərsiniz. Bu formaların hər birinin üstünlükləri və mənfi cəhətləri var.
Adətən bir-birini təkrarlayan qeyd və nəzarət kartları və elektron sənəd kabinetləri təşkil etmək və axtarış üçün daha əlverişlidir. Günlüklər daha çox məlumat təhlükəsizliyi təmin edir.
Qeyd formalarının ciddi bir standartı yoxdur, lakin ümumiyyətlə aşağıdakı məlumatlardan ibarətdir:
- tarix;
- sifarişin seriya nömrəsi;
- kim imzaladı (vəzifəsi, soyadı);
- sifarişin xülasəsi;
- baza;
- ifaçı.
Addım 4
İndi sifarişləri çərçivə ilə nömrələmək üçün yalnız müvafiq jurnala baxmalı və sənədə növbəti indeks təyin etməlisiniz.
