Komanda iclası müxtəlif iş vəziyyətlərini, o cümlədən münaqişə vəziyyətlərini təhlil etmək üçün təsirli bir yol ola bilər. Mübahisəli məsələləri açıq şəkildə müzakirə edir və hər bir işçi üçün məcburi olan qərarlar qəbul edir. Kollektiv iclasdan əvvəl bir çox hazırlıq işləri görülməlidir.
Təlimat
Addım 1
İclasın əsas mövzusunu formalaşdırın. Bir qayda olaraq, bir aktual mövzuda kollektiv iclas keçirilir. Bu, məsələn, təşkilatın bir il üçün işinin təhlili və ya qısaldılmış iş vaxtına keçid ola bilər.
Addım 2
Gündəminizi düşünün. Məsələləri müzakirə edilməli olan konkret məsələlər olacaqdır. Ən azı iki və beşdən çox olmamalıdır. Sualları azalan əhəmiyyətə görə sıralayın. İclasın mövzusu kifayət qədər genişdirsə, gündəmin son maddəsi olaraq “Müxtəlif” qoyun. Burada əsas mövzudan bir az kənara çıxa və bu anda komandanı narahat edən kiçik problemləri müzakirə edə bilərsiniz.
Addım 3
Natiqləri hazırlayın. Fikri kollektivdə nüfuzlu sayılan səlahiyyətli bir işçi, iclasın gündəliyindəki hər bir məsələ barədə danışmalıdır. 1-2 həftə əvvəl onu yaxınlaşan hesabat barədə xəbərdar edin ki, adam mesajını sakit düşünsün. İclasdan 2-3 gün əvvəl hər bir məruzəçi ilə danışın, nitqinin mətninin hazır olduğundan və bildirilən mövzuya uyğun olduğundan əmin olun.
Addım 4
İclas otağını hazırlayın. Təşkilatınızda bir akt zalı və ya başqa bir iclas otağı varsa yaxşıdır. Əks təqdirdə, mümkün olan ən böyük otaqdan istifadə edin. İclas günü kifayət qədər stul quraşdırılmalı və varsa, proyektor, kompüter və mikrofon bağlanıb qurulmalıdır. Hər görüş iştirakçısına müzakirə ediləcək sənədləri olan xüsusi qovluqları da əvvəlcədən təşkil edə bilərsiniz.
Addım 5
İclasın tarixi, vaxtı və yeri barədə bütün işçiləri xəbərdar edin. Ənənəvi metodlardan birini istifadə edin: məlumat lövhəsində məlumat yerləşdirin, elektron poçt göndərin, struktur bölmələrin rəhbərlərinə zəng edin, hər bir işçi ilə şəxsən danışın. Seçiminiz şirkətin ənənəsindən və işçi sayından asılı olacaq.
Addım 6
İclasa başlamazdan əvvəl iştirakçıları qeyd edin. Daha sonra bu siyahını protokola əlavə edəcəksiniz. İclasın işçilər üçün planlaşdırıldığı və elan edildiyi anda başlamağınıza əmin olun. Gec gələnləri gözləməyin, tədbirin əhəmiyyətini və ciddiliyini göstərin.
Addım 7
İclasın əsas mövzusunu və orada müzakirə ediləcək məsələləri elan edin. Komandadan iclas üçün bir sədr və katib seçməsini xahiş edin. Bir qayda olaraq, təşkilat rəhbəri və ya onun müavini sədr, katib və ya ofis meneceri katib seçilir. Sədr iclası aparacaq, asayişi qoruyacaq və qaydalara riayət edəcəkdir. Katibin vəzifələrinə ətraflı protokolun aparılması daxildir: natiqlərin çıxışlarını qeyd etmək, onlara verilən suallar, müzakirələr və təkliflər.
Addım 8
Qurulmuş danışıq vaxtı qrafikinə sadiq qalın, əks halda görüşünüz gecə yarısına qədər uzanmaq və heç vaxt qərar qəbul etmək riski daşımır. Bir qayda olaraq, əsas məruzəçilərin ixtiyarında 15-20 dəqiqə var, lakin 30-dan çox olmamalıdır. İkincil məsələlərdə həmsədrlər 10-15 dəqiqə ərzində olmalıdırlar. İştirakçının auditoriyadan çıxışı 2-3 dəqiqə ilə məhdudlaşır. Bir suala 5 dəqiqədən çox cavab verə bilərsiniz. Vaxt aşılsa, qaydaları qətiyyətlə xatırlat.
Addım 9
İclasın gündəliyi həll edildikdən və hamı bir nitq söylədikdən sonra iclası qısaca yekunlaşdırın. Vacib qərarlar qəbul edildiyi təqdirdə, layihələri iştirak edən hər kəsə yüksək səslə oxunmalıdır.
Addım 10
İclasdan sonra iki gün ərzində protokolun və qəbul edilmiş qərarların son versiyasını hazırlamalısınız. Protokol iclasın sədri tərəfindən razılaşdırılmalı və imzalanmalıdır. Qərarları və icra müddətlərini onları həyata keçirməli olan bütün işçilərin diqqətinə çatdırın.
