Hər hansı bir sənədin arxivə köçürülməsi "Rusiya Federasiyasında arxiv işləri haqqında" 125-F3 saylı Federal Qanunla tənzimlənir. Sənədlər hazırlanmalı, təsvir edilməli, sənədləşdirilməli və nömrələnməlidir. Bu işin bağlandığı tarixdən etibarən 12 ay ərzində edilməlidir.
Zəruri
- - qovluq;
- - bağlayıcı;
- - sadə bir qələm;
- - sənədli inventar;
- - köçürmə ehtiyatı.
Təlimat
Addım 1
Sənədləri arxivə köçürmək üçün onları ardıcıllıqla düzəldin. Yuva düzümü xronoloji qaydada olmalıdır. Məsələn, bir cinayət işinə istinad edirsinizsə, onda birinci səhifə məhkəmə qərarının bir nüsxəsi, ikincisi ilkin qərar və aşağıdakılar tamamlanandan başlayaraq işin istintaqı olacaqdır. Sənədləri kadrlar şöbəsindən arxivə köçürürsənsə, onda ilk vərəq işdən çıxarmaq üçün bir ərizədir, ikincisi işdən çıxarma əmri, üçüncüsü bütün sənədlər sonundan tarixə görə sıralanır.
Addım 2
Bütün vərəqləri düzülüş qaydasında bir nömrədən başlayaraq nömrələyin. Nömrəni sadə bir qələmlə edin, amma aydın şəkildə. Sənədlərin siyahısını düzəldin, sonunda neçə nömrə və səhifə aldığınızı yazın, imzanızı qoyun, inventarın tərtib edildiyi tarix, təşkilatın möhürü, rəhbərin imzası.
Addım 3
Bütün təbəqələri bir bağlayıcı ilə bağlayın, üstünə bir inventar əlavə edin. Qovluğa məktub kodunu işi köçürdüyünüz vətəndaşın soyadı və sənədlərin arxivə təhvil verildiyi il qoyun. İl işin bitdiyi ilə eyni olmalıdır.
Addım 4
Hər bir hal üçün ayrıca bir qovluq düzəldin və ya bütün işləri bir ildə bir böyük qovluğa qoyun və kod və hərf kodunda ümumi bir yazı düzəldin, yəni yalnız soyadı eyni hərflə başlayan vətəndaşların halları bir qovluğa salın. Ancaq bir böyük sənəddə bir sıra sənədləri tamamlayırsınızsa, ümumi vərəqlərin sayı 250-dən çox olmamalıdır.
Addım 5
İşləri arxivə köçürməzdən əvvəl köçürmə inventarını tərtib edin. Envanterin birinci sütunu bütün halların seriya nömrələrini, ikincisi nomenklaturadakı göstəriciləri daxil etmək üçün nəzərdə tutulmuşdur. Üçüncü sütuna bütün başlıqların adını, dördüncüsünə - köçürmə tarixini, beşincisinə - vərəqlərin sayını, altıncısına - arxivdəki iş üçün müəyyən edilmiş saxlama müddətlərini, yeddinci sütuna daxil edin, bütün əlavələri və qeydləri daxil edin. Çox vaxt, yeddinci sütun nədənsə sənədlərdə vərəqlər yoxdursa və ya sənəd sənədlərinə dərhal səhv daxil edib dəyişikliklər etmisinizsə doldurulur.
