İş vaxtının planlaşdırılması və təşkili istənilən vəziyyətdə səmərəli işin vacib bir hissəsidir. İdarəetmə mövqeyi vəziyyətində, ilkin planlaşdırmanın əhəmiyyəti daha da artır, buna görə də bu məsələyə çox diqqətlə yanaşmaq lazımdır.
Təlimat
Addım 1
Menecer vaxtını özü planlaşdıra bilər və ya bu funksiyanı tam və ya qismən katib köməkçisinə həvalə edə bilər. Hər halda, katiblə qarşılıqlı əlaqə qurmaq olmaz, çünki iclasları, iclas materiallarını hazırlayan və təşkil edən və gələn zəngləri qəbul edən özüdür. Üstəlik, katib adətən rəhbərinin tanıdığı bütün planlarını başında saxlayır və iş vaxtına uyğun olaraq bölüşdürməyə çalışır, buna görə planlarındakı dəyişikliklər barədə katibi dərhal xəbərdar etmək çox vacibdir.
Addım 2
Ancaq yalnız katibə güvənməməlisiniz, planladığınız hər şeyi etməyə vaxtınız olacaq şəkildə vaxtınızı necə ayıracağınızı öyrənmək vacibdir. Bunun yaxşı bir yolu keçmiş hər saatı analiz etmək və tam olaraq nə edildiyini və nə qədər vaxt çəkdiyini öyrənməkdir. Bir lider olaraq özünüz üçün əsas qlobal vəzifələri vurğulamaq və iş vaxtınızın çox hissəsini onların həllinə həsr etmək lazımdır. Hər halda, ən vacib tapşırıqlar ilk növbədə həll olunmalıdır, çünki məlumdur ki, cari tapşırıqların 80% -i iş gününün ilk 20% -də həll olunur və qalan vaxt yalnız 20% -ə sərf olunur işin.
Addım 3
Təsadüfi hadisələrin cədvəlinizi keçməsinə icazə verməyin. Planlarda əvvəlcədən onlara bir az vaxt ayırmaq daha yaxşıdır, bu, əsas tapşırıqları yerinə yetirmək üçün vaxt qazanmağınıza imkan verəcəkdir. Yığıncaqları, tədbirləri, toplantıları, konfransları planlaşdırarkən hazırlıq, materiallar ilə əvvəlcədən tanışlıq, kortəbii müzakirələr və suallar nəzərə alınmaqla tələb ediləcək real vaxtdan başlayın. Bu cür tədbirləri vaxtında paylamağa çalışın ki, növbəti görüşün başlanğıcı əvvəlkinin sonuna qarşı dayanmasın, çünki bu vəziyyətdə tez-tez ya gecikməyə, ya da finalı əzməyə məcbur olacaqsınız.
Addım 4
Katibin vəzifələrinə tez-tez daxil olan zənglər, təkliflər, dəvətnamələr nəzərə alınmaqla gün və həftə üçün ilkin planlaşdırma daxildir. İş gününün sonunda katiblə cədvəliniz barədə fikirlərini müzakirə etmək, ona düzəlişlər etmək məsləhətdir. Bunu günortadan sonra etmək daha yaxşıdır ki, katibin dəyişiklik etmək, bu və ya digər tədbiri təxirə salmaq təklifi ilə zəng etmək imkanı olsun. Katibə ilə daimi əlaqə bir vərdişə çevrilməlidir, çünki onun qrafiki birbaşa sizdən asılıdır və bir çox hadisələr ondan ilkin hazırlıq tələb edir.
Addım 5
Vaxtınızı səmərəli ayırmaq baxımından keçmiş iş günlərini təhlil edin. Bəlkə də daha çox iş görməyə imkan verəcək həllər görəcəksən, məsələn, eyni ərazidə bir neçə görüş keçir və ya bəzi tədbirləri birləşdir. Gündəliyinizdə keçmiş və planlaşdırılan hadisələrin qeydlərini aparın.
