Protokoldan çıxarış hər hansı bir təşkilatın iş axınının əvəzolunmaz atributudur. Orijinal sənədə bənzər bir qanuni qüvvəyə sahib olan çıxarışda bütün lazımi məlumatlar olmalıdır. Müvafiq sənədləri hazırlayarkən detallara diqqət yetirilməlidir.
Bir qayda olaraq, protokoldan çıxarışların icrası üçün tələblər hər bir müəssisədə daxili ticarət dövriyyəsi qaydalarına uyğun olaraq müəyyən edilir. Bununla birlikdə, bu sənədin necə tərtib edilməsinə dair ümumiyyətlə qəbul edilmiş normalar mövcuddur.
Protokoldan çıxarış müəyyən bir məsələ ilə bağlı sənədin əslinin mətninin dəqiq surətidir. Beləliklə, iclas protokolundan çıxarışda iclasın qeyd edildiyi idarəetmə orqanının adı göstərilməlidir. Bir qayda olaraq, bu məlumatlar sənədin başlığında göstərilir. Burada "Protokol" sənəd növü "Protokoldan çıxarış" olaraq dəyişdirilir. Bəzi hallarda sənədin yuxarı sağ küncündə "Bəyanat" yazısı verilir.
Bundan əlavə, əslin hüquqi qüvvəsini qorumaq üçün protokoldan çıxarışda aşağıdakılar olmalıdır:
- iclasın tarixi, yeri və vaxtı;
- qərar qəbul etmək üçün bir kvorumun olması barədə məlumat;
- sədr vəzifəsini icra edən şəxs haqqında məlumat;
- katibin funksiyalarını yerinə yetirən şəxs haqqında məlumat.
İclasın gündəliyi çıxarışın hazırlandığı xüsusi bir məsələyə endirilir. Eynilə, üçüncü tərəf məsələlərinin müzakirəsi ilə əlaqəli bütün fraqmentlər sənəddən çıxarılmışdır.
Çıxarışın hazırlandığı gündəmdəki məsələyə baxılması tam olaraq seriya nömrəsi, ifadəsi, müzakirənin gedişi və qəbul edilmiş qərarlarla verilir.
Sonda çıxarış sədrlik edən tərəfindən imzalanır və möhürlə təsdiqlənir. Bunun ardınca onun həqiqiliyini təsdiqləyən zərurət "İfadə düzgündür" ("Düzgün") və şifrəni açaraq katibin imzası qoyulur.
Protokoldan orijinal çıxarış nömrələnir, tikilir və səlahiyyətli şəxsin möhürü və imzası ilə təsdiqlənir.
