Konfransı bir neçə təşkilatın nümayəndələrinin iştirak etdiyi genişləndirilmiş iclas adlandırmaq adətlidir. Konfranslar departament, sektor, regional, bölgələrarası, beynəlxalq ola bilər. Müxtəlif, lakin tematik olaraq əlaqəli problemləri müzakirə edirlər. Bəzi hallarda, təşkilatın inkişaf strategiyasını təyin edən konfransın qərarıdır. Hər hansı bir təhsilli insan belə bir tədbir keçirə bilər, lakin bəzi mülahizələr nəzərə alınmalıdır.
Zəruri
- - iştirakçıların siyahısı;
- - çıxışların xülasəsi;
- - əyani materiallar;
- - texniki vasitələr.
Təlimat
Addım 1
İştirakçıların siyahısını hazırlayın. Ümumiyyətlə, məruzəçilərə qarşıdakı konfrans barədə əvvəlcədən məlumat verilir, razılığını təsdiqləməlidir və məruzələrin mövzusunu məlumatlandırmalıdırlar. Bəzən şərtlər hesabat mətnlərinin və ya ən azı xülasənin verilməsini tələb edir. Materialları yoxlayın.
Addım 2
Qaydalara qərar verin. Bu, konfransın nə qədər davam edəcəyindən, məruzəçilərin sayından və iş formalarından asılıdır. Yalnız plenar iclaslar nəzərdə tutulub, yoxsa işin bir hissəsi bölmələrdə keçiriləcək? İkinci variantda hesabatlar üçün daha çox vaxt ayrıla bilər.
Addım 3
Birgə təqdimatlar və sualları cavablandırmaq üçün vaxt ayırdığınızdan əmin olun. Sualların formasına qərar verin. İştirakçılar təqdimatdan dərhal sonra onlardan şifahi olaraq soruşa bilərlər. Sonra əlavə mikrofonlara baxmalısınız. Suallar yazılı şəkildə də təqdim edilə bilər, sonra dinləyicilərin qeydləri qoyacağı yer barədə düşünmək lazımdır. Sualların bir qismini əvvəlcədən hazırlaya bilərsiniz.
Addım 4
Gündəlik qurun. Çıxışların sırası fərqli ola bilər, mövzudan asılıdır, lakin hər halda konfransın əvvəlində ümumi məsələləri müzakirə edib daha sonra özəlliklərə keçmək daha yaxşıdır. Hər bir yarım ilə iki saatlıq işdən sonra qısa bir fasilə verin (qəhvə fasiləsi təşkil etmək yaxşıdır), ortada isə iştirakçılar rahatlayaraq nahar edə biləcəkləri uzun bir fasilə təmin edin. Konfrans qısa olarsa (məsələn, yenidən seçilmə), uzun fasilələrə ehtiyac yoxdur.
Addım 5
Texniki vasitələrin vəziyyətini yoxlayın. Kompüterinizi və video pleyerinizi yoxlayın. Aparıcılardan hansı avadanlığa ehtiyaclarının olduğunu və orada hansı proqramların olmasını soruşun. Konfransdan əvvəl aparıcılardan vizual təqdim etmələrini xahiş edin. Kompüterlə işləyən şəxsin hansı təqdimatı nə vaxt verəcəyinin siyahısı varsa çox yaxşıdır. Konfransdan əvvəl bütün natiqlərin gəldiyini yoxlayın, mövzu ilə bağlı hər hansı bir dəyişiklik olub-olmadığını yoxlayın.
Addım 6
Açılış nitqinizi düşünün. İştirakçıları salamlamaq üçün bir neçə söz deməlisiniz, konfransın hansı tədbirə həsr olunduğunu, prosedurunu, qaydalarını izah etməlisiniz. Hesabat və seçki konfransı başlamazdan əvvəl söz sayma komissiyası sədrinə verin, o, nə qədər nümayəndənin nəzərdə tutulduğunu və neçə nəfərin iştirak etdiyini söyləməlidir. Bir neçə itkin varsa, tədbirə başlamağı təklif edin. Bəzən bu an bir dövlətin və ya beynəlxalq bir təşkilatın himnini oxumaq məqsədəuyğundur. Bir sədr, katib, sayma və redaksiya komissiyası seçməyi təklif edin. Bir çox hallarda siyahılar əvvəlcədən hazırlana bilər. Bundan əlavə tədbirə gündəlik layihəsini elan edən sədr rəhbərlik edə bilər (başlanğıcdan əvvəl yazıb çap etmək daha yaxşıdır). Əvvəlcə layihə qəbul edilir, sonra ona dəyişiklik və əlavələr edilir, bundan sonra gündəlik bütövlükdə təsdiqlənir.
Addım 7
Konfrans zamanı aparıcı, sədr olub-olmamasından asılı olmayaraq daim otaqda olmalıdır. Təşkilati məsələləri ortaya çıxdıqca həll edən odur. Hələ də ayrılmaq lazımdırsa, məsuliyyətinizi həmfikir olanlardan birinə tapşırın.
Addım 8
Konfrans ümumiyyətlə bir növ qərarın qəbulu ilə başa çatır. Sədr layihənin mətnini oxuyur, tamaşaçılar dəyişiklik və əlavələr edir, redaksiya heyəti onları təqdim edir, sonra qərar təsdiqlənir.
