Hər hansı bir təşkilatda konfrans son dərəcə vacib bir hadisədir. Diqqətli hazırlıq və qüsursuz bir tətbiq tələb olunur. İstənilən nüans şirkətinizin təəssüratını poza bilər. Uğurlu bir konfrans təşkil etmək üçün əsas prinsiplər nəzərə alınmalıdır.
Zəruri
Kağız, internet, pul
Təlimat
Addım 1
Özünüz üçün aydın bir hədəf qoyun. Bu konfrans niyə lazımdır? Nəhayət, nə əldə etmək istəyirsən? Konfrans şirkətə etibarlı iş əlaqələri təmin etmək, imicini yaxşılaşdırmaq, investor tapmaq və s. Məqsədi daşıyır. Bundan asılı olaraq, tədbirin hazırlanması və keçirilməsi prosesi boyunca riayət edilməli olan müəyyən bir istiqamət seçilir. Məqsədin əldə edilə bilən, ölçülə bilən və real vaxt xüsusiyyətlərinə sahib olması lazım olduğunu unutmayın.
Addım 2
Tədbirə ad verin. İlk dəfə deyilsə, nömrələməni göstərməyi unutmayın. Adı parlaq, cəlbedici, maraqlı olmalıdır. Hədəf auditoriyanız konfransla maraqlanmalıdır.
Addım 3
Aydın bir hədəf kütləsini təyin edin. Yanlış insanları dəvət etsəniz, mükəmməl hazırlanmış və mütəşəkkil bir konfransın da heç bir təsiri olmaya bilər. Bu tədbirin qonaqları necə maraqlandıracağını özünüzdən soruşun, kimin danışacağı, kimin rəyini eşitməsi lazım olduğunu. Potensial hədəf auditoriyanızla harada və necə yaxşı ünsiyyət quracağınızı müəyyənləşdirməyə çalışın ki, bu da təşkil etdiyiniz tədbirdə iştirak etmək barədə qərar qəbul etmək üçün doğru insanları təsir edir.
Addım 4
Konfransın vaxtı və yerinə qərar verin. Konfransların çoxu, uzun bir tədbir planlaşdırılmadığı təqdirdə, iş günləri (cümə istisna olmaqla) baş verir. Yer, ümumiyyətlə hadisə haqqında bütün fikri bir bütün olaraq müəyyənləşdirir. Qonaqların konfransa münasibəti, sadəcə konfrans otağı və ya otel axtararkən formalaşır. Buna görə marşrutu mümkün qədər ətraflı təsvir edin, mümkünsə işarələr qoyun.
Addım 5
Konfrans elan edin. Hədəf auditoriyanızın ən çox danışdığı medianı seçin. Onlara gələcək tədbirlə bağlı reklam və ya məqalələr yerləşdirin. Sizi maraqlandıran bütün qonaqlara dəvətnamələr göndərin. İstər bir xəbər bülleteni, istərsə də rəngli bir bülleten olsun, sizə aiddir. Dəvətnamədə konfransın yerini, vaxtını, adını və istiqamətini göstərin.
Addım 6
Təklifinizə verilən bütün cavabları nəzərdən keçirəcək və ən maraqlı və uyğun təklifləri seçəcək bir komitə toplayın. Bundan sonra tədbirin proqramını formalaşdırmağa başlamaq mümkün olacaq.
Addım 7
Komanda daxilində vəzifələri bölüşdürün. Kimsə qonaqlarla ünsiyyətdən məsuldur, kimsə media ilə bütün məsələlərə qərar verir, kimsə tədbirə rəhbərlik edir və s. Bütün konfrans iştirakçılarına əlavə natiq materialları təqdim edin. Tədbirdən əvvəl bütün avadanlıqları yoxladığınızdan əmin olun.
Addım 8
Vaxtın bitdiyini görürsənsə, hər bir təqdimat üçün və sualların sayı üçün bir müddət qoyun. Tədbirdən sonra dinləyicilərdən natiqlərə əlavə suallar verməsini xahiş edin.
