Xidmət məktubu üçüncü tərəfləri poçtla məlumatlandırmanın yaygın bir yoludur. Mühüm məlumatların tərəfdaşa ötürülməsi barədə yazılı bir təsdiqin olması lazım olduqda və ya digər rabitə növlərindən istifadə etmək mümkün olmadıqda istifadə olunur. Bu sənəd bir çox növə malikdir, lakin belə bir məktub hazırlayarkən nəzərə alınması lazım olan ümumi qaydalar var.
Zəruri
Antetli blanklar
Təlimat
Addım 1
Başlamaq üçün təşkilatınızın bu məktublar üçün xüsusi hazırlanmış antetli kağızını alın. Standart blanklardan əsas fərqi bank rekvizitləri ilə yanaşı poçt təfərrüatlarının olmasıdır. Müəssisənizdə belə deyilsə, öz versiyanızı hazırlayın. Loqotipi buraya qoyun və ünsiyyət üçün qurumun adını, bank rekvizitlərini, poçt ünvanını, telefonları, faksını və e-poçtunu göstərin.
Addım 2
Sağ üst küncdə məktubun ünvanını (şirkətin adı, poçt ünvanı, vəzifəsi, rəhbərin tam adı) göstərin. Məktub bir neçə quruma ünvanlanırsa, ünvanları bir-birinin ardınca yerləşdirilir, ancaq üst-üstə dörddən çox və liderləri göstərmədən. İndi birbaşa məktubun mətninə keçin, çünki bu sənəd adını yazmır (aktlardan, qeydlərdən və s. Fərqli). Bunun əvəzinə məktubun mövzusunu, müraciətinizin mahiyyətini - "gecikmiş ödəmə haqqında", "şərtlərin dəyişdirilməsi haqqında" və s. Qısa şəkildə göstərə bilərsiniz.
Addım 3
Məktubun mətni iş tərzində olmalıdır. Əhəmiyyətli məlumatları çatdırarkən qarışıqlığa yol verməmək üçün mahiyyəti mümkün qədər qısa və dəqiq bir şəkildə ifadə edin. Bir məktub bir məsələni həll etməlidir. Yoldaşınızla aranızdakı bütün problemləri bir məktubda həll etməyə çalışmayın. Hər biri ayrı-ayrılıqda nəzərdən keçirilməlidir, çünki fərqli ifaçılar ola bilər və əlavə olaraq məhkəmədə qərar tələb olunan mübahisələr zamanı bu vacib ola bilər. Buna görə, məktubun həcmini bir səhifədən kənara çıxartmamaq yaxşıdır.
Addım 4
Sonda əlavə sənədləri Əlavələr hissəsində sadalayın. Menecerin imzası üçün bir yer buraxın və mötərizədə (soyadı, baş hərfləri) imzasını deşifr edin. Ünsiyyət üçün ifaçının tam adını və ofis telefon nömrəsini göstərdiyinizə əmin olun. Orijinal sənədi rəhbərinizlə imzalayın və məktubu xarici bir sənəd olaraq təşkilat katibinizdə qeyd edin.
