Bir çox təşkilatda sənədlərin təşkili və arxivlərin yaradılması ilə bağlı ciddi tələblər var. İşlərin təhlükəsizliyini təmin etmək və onları kənar gözlərdən təcrid etmək lazımdır. Şirkətin hər hansı bir katibi faylları yandıra bilməli və bunu əziyyətlə və son dərəcə dəqiq bir şəkildə etməlidir.
Zəruri
- - İşin təsviri
- - Dəftərxana ləvazimatı və ya cildləmə maşını
- - İplik və ya möhkəm sap
- - Tikiş iynəsi
- - Dəftərxana yapışqan
- - Ağ kağız
- - Qayçı
- - Hökmdar
- - Qələm
- - Mühür (zərurət olduqda möhürləyici mum)
Təlimat
Addım 1
İş təsvirinizə uyğun olaraq çantaları yandırmalısınız. Hər halda, bütün şirkətlərdə bu iş ümumi prinsiplərə əsasən aparılır. Əvvəlcə hər bir sənədi sıralamaq lazımdır. Bütün ataçları, metal zımbaları və təhlükəsizlik sancaqlarını kağızlardan çıxartmağı unutmayın.
Addım 2
Çarşafın daha sonra sərbəst oxunması üçün çantanı tikməyə başlayın. Bunu etmək üçün sənədlərin sol kənarının ortasında kargüzarlıq ilə dörd şaquli delik açın. Deliklər arasındakı məsafə ən az üç santimetr olmalıdır. A-4 sənədlərini tikmək və bağlamaq üçün xüsusi bir masa üstü maşın istifadə etmək rahatdır. Onun köməyi ilə lazımi qovluqları yaratmaq çətin olmayacaq - dərhal 10 sm qalınlığa qədər bir kağız yığını qaza bilər.
Addım 3
Bağlama sənədləri üçün xüsusi bir tikiş iynəsi, həmçinin bank ipləri və ya möhkəm neylon ipləri istifadə edin. Son çarə olaraq adi ipləri bir neçə dəfə qatlaya bilərsiniz. Ümumiyyətlə sənədlər üst-üstə iki dəfə tikilir ki, vərəqlər daha etibarlı şəkildə yapışdırılsın. Dava əbədi bir arxiv üçün hazırlanırsa, bu xüsusilə vacibdir.
Addım 4
Gevşək ucları ipdən və ya ipdən təxminən 6 sm kənara qoyun, son sənədin səhv tərəfindəki orta çuxurdan çəkilməli və düyünlə möhkəm bağlanmalıdır.
Addım 5
Düyünü və iplərin uclarını bir dairə ilə (təxminən 4 sm diametrdə) və ya bir kvadrat ilə (4 ilə 5 sm) kargon yapışqan ilə yapışdırın. Rəqəm qalın ağ kağızdan kəsilməlidir.
Addım 6
Sızdırmazlığı elə qoyun ki, qismən kağız etiketinin üst-üstə düşsün və bir kənarı zımbalanmış qutunun son təbəqəsi ilə üst-üstə düşsün. Buranı sızdırmazlıq mumu ilə də doldura bilərsiniz.
Addım 7
Yapışqan tamamilə quruyana qədər gözləyin. Sonra birbaşa möhür altında sənəddəki vərəqlərin sayını göstərin və vəzifəli şəxsin imzasını qoyun. Təsdiq məktubu əlavə edin və təsdiq tarixini göstərin. Bir neçə vərəqdən sənədlərin surətləri də yazılır, eyni zamanda imzası, tarixi və "Kopyası düzgündür" yazısı ilə möhür vurmaq lazımdır.
Addım 8
Müvəqqəti saxlama üçün kassanı bir qələmə, qalıcı arxiv üçün sənədləri isə cildinə bağlayın. Dikilmiş işdə son tarixləri göstərin.
