Bəzən məktubları işgüzar ünsiyyət üçün istifadə edən insanlar özlərindən soruşurlar ki, ünvan sahibinin qərarına hər hansı bir şəkildə təsir etmək mümkün olub-olmayacaq. Bəzi insanlar bunun mümkün olmadığını düşünür; digərləri suala müsbət cavab verirlər. Kim haqlıdır? İş yazışmaları çox incə bir işdir. Məktubu doldurduqdan sonra, ünvan sahibinə hörmət göstərməlisiniz, düzgün və sadə olmalısınız! Bir insanı kağız vasitəsi ilə təsir edə bilərsiniz, amma bunun üçün bəzi qaydalara riayət etməlisiniz.
Psixoloji əlaqə qurmaq
İşgüzar yazışmalarda psixoloji əlaqə çox vacibdir, çünki olmadığı təqdirdə əməkdaşlıq demək olar ki, mümkün deyil. "Hörmətli" sözünü istifadə edərək ünvan sahibinə müraciət etdiyinizə əmin olun. Heç vaxt başlıqdakı sözləri qısaltmayın. Yəni, insanı yaxşı tanımırsınızsa, "Uv" deyil, "Hörmətli cənab Petrov" kimi müraciət edə bilərsiniz. Cənab Petrov ".
Əvvəllər bir şəxslə tanış olub işinizlə əlaqəli bəzi mövzular haqqında danışmısınızsa, girişdə bu həqiqətdən istifadə etdiyinizə əmin olun. Əgər müraciət edən şəxslə tanış deyilsinizsə, onun şirkətinə müraciət edin.
Giriş nümunəsi.
1. Hörmətli Petr Petroviç! Bu il 12 oktyabr tarixində Angara restoranında baş tutan bir işgüzar görüşdə kiçik müəssisələrə investisiya qoyuluşu mövzusunu müzakirə etdik.
2. Hörmətli cənab Petrov! Şirkətinizin bantlı mişar istehsalı sahəsində İrkutsk bölgəsində lider olduğunu öyrəndik. Şirkətimiz mişar istehsalının istehsalı ilə məşğuldur. Gələcəkdə sizinlə əməkdaşlıq etmək istəyirik.
Təşkilat rəhbərinin nüfuzundan çox narahat olduğunu və tərəfdaş axtardığını bilsəniz, ondan məsləhət istəyə bilərsiniz. Belə bir şəxs məmnuniyyətlə kömək etməyə razı olacaq, çünki şirkətin nüfuzuna təsir edə bilərsiniz. Belə bir təşkilatla əməkdaşlıq etmək çox rahatdır, çünki menecer mənfi rəylər qazanmamaq üçün müqavilənin bütün şərtlərini yerinə yetirməyə çalışacaqdır.
Mübahisələrin və faktların tapılması
Bir müştərini haqlı olduğunuza inandırmaq üçün arqumentlər tapmalısınız. Orta, güclü və ən güclüdürlər. Psixoloqlar məktub tərtib edərkən aşağıdakı ardıcıllığa riayət etməyi məsləhət görürlər: güclü - orta - ən güclü.
Güclü olanlara aşağıdakı arqumentlər daxildir:
- Təqdimatda lentli mişar istehsalı üçün avadanlıqlardakı son inkişaflar yer alacaq.
- Təklif olunan avadanlıqların qiyməti bazar qiymətindən 30% aşağı olacaq.
Orta faktlara aşağıdakılar daxildir:
- Təqdimat iştirakçıları yeni cihazları işdə görmək, eyni zamanda cihazların işləməsi ilə bağlı məsləhət almaq imkanı qazanacaqlar.
- Təklif olunan avadanlıq üçün zəmanət 2 il artırılacaqdır.
Güclü olanlara aşağıdakı arqumentlər daxildir:
- Təqdimatın sonunda iştirakçılar avadanlıq alarkən ikincisini tamamilə pulsuz əldə edə biləcək bir təqdimat keçiriləcək.
Ünvan sahibinin problemini tapmaq
Bir şey təklif etməzdən əvvəl oxucunu xidmətlərinizdən istifadə etməyə və ya sizdən bir məhsul almağa vadar edə biləcək bir səbəb tapmağa çalışın. Məsələn, bir yük xidməti təklif edirsiniz. Ünvan sahibinin işini diqqətlə öyrənin, narazılığını müəyyənləşdirin. Bunu etmək üçün bir "casus" göndərə bilərsiniz. Hansı şirkətdən istifadə etdiyini də öyrənə bilərsiniz. Sonra yük daşımalarını həyata keçirən təşkilatın mənfi tərəflərini tapın. Üçüncü bir şəxslə işləyərkən yarana biləcək bir problemi müəyyənləşdirməyə çalışın.
Ünvan sahibinin istifadə etdiyindən daha yaxşı bir avadanlıq təklif edirsinizsə, cihazlarınızla istehsal həcminin kəskin artacağına istinad edərək məktubda bu barədə yazdığınızdan əmin olun.
Düşüncələri formalaşdırmaq
Düşüncələrinizi düzgün şəkildə formalaşdırmağa çalışın. Məsələn, psixoloqlar iş yazışmalarında "deyil" və "nə" hissəciklərindən istifadə etməməyi məsləhət görürlər.
Misal.
Yanlış ifadə: 12 oktyabrda sərgimizi ziyarət etməyiniz sizə zərər verməz.
Düzgün ifadə: 12 oktyabrda sizi sərgimizdə görməkdən məmnun qalacağıq.
Məktub dizaynı
Ünvan sahibinin şirkətinizə münasibəti gedən yazışmaların dizaynından asılıdır. İşgüzar yazışmalar korporativ blankların istifadəsini əhatə edir. Şrift və ölçü ilə təcrübə etməməlisiniz, daha yaxşı standartlara, yəni Times New Roman şriftinə və ölçüsünə 12 üstünlük vermək daha yaxşıdır, bunlar xırda şeylər olsa da, psixoloji səviyyədə olsa da, insana böyük təsir göstərir!
