İşgüzar məktub şirkətlərdə tərəfdaşlarla, təchizatçılarla, işçilərlə, müştərilərlə əlaqə qurarkən istifadə olunur. Bu sənəd şirkətin müsbət imicinin yaradılmasında mühüm rol oynayır. Bu səbəbdən bir iş məktubu düzgün, bacarıqlı, aydın və sadə və asanlıqla tərtib etmək lazımdır. Məlumatlı olmalı və təşkilatın alıcıdan əldə etməsi lazım olan hədəfi izləməlidir. Bir iş məktubunun nə olduğunu başa düşmək üçün onun quruluşuna daha yaxından baxmalısınız.
İşgüzar məktubunuzun sağ küncünə şirkətinizin loqosunu qoyun. Şirkətdə yoxdursa, bir qayda olaraq möhürdə olan təşkilatın adını, həmçinin hüquqi ünvanını və məcburi məlumatlarını yazın. Bunlar VÖEN, KPP, cari hesab, müxbir hesabı, BIK və hesab və açıldığı bank haqqında digər məlumatlardır.
Şirkət loqosu və möhüründən sonra, iş məktubu müəyyən bir şəxsə göndərildiyi təqdirdə alıcının şəxsi məlumatlarını daxil edin. Sənəd şirkətə ünvanlandıqda adını, yerləşmə ünvanını yazın.
Səhifənin ortasında alıcıya bir müraciət yazmalısınız. Məktub müəyyən bir şəxsə ünvanlanırsa, məsələn, belə yazın: "Hörmətli Petr Efremoviç!" Bir şirkətə bir məktub göndərildikdə, aşağıdakı seçim mümkündür: "Hörmətli tərəfdaşlar!" Xahiş edirik unutmayın ki, ünvan sahibinə müraciət edərkən sözləri qısaltmaq olmaz. Məktub şəxsidirsə, belə yaza bilərsiniz: "Hörmətli Yuri Albertoviç!"
Bir iş məktubunun gövdəsinə əvvəlcə müəyyən bir vəziyyəti tetikleyen hadisələri yazın. Sonra məktubun məqsədini göstərin. Sənədin bu hissəsini diqqətlə nəzərdən keçirin. Aydındır ki, qısaca, əlçatan bir dildə iddia, dəvət, tələb, təklif, cavab, təbrik, tələb və ya məktubu yazmağınıza səbəb olan başqa bir məqsəd yazın.
Sonra iş məktubunu ümumiləşdirin, yəni ünvan sahibindən almaq istədiyiniz nəticəni yazın. Məsələn, tərəfdaşınızı malların təqdimatına dəvət edirsinizsə, o zaman aşağıdakıları göstərməlisiniz: "Sərgini ziyarət etdiyinizi ümid edirəm, doğru məhsulu seçin."
Bəzi hallarda sənədlər iş məktubuna əlavə olunur. Məsələn, ortağınızı bir sərgiyə dəvət edirsinizsə, alıcıya bu tədbirə dəvətnamə təqdim etdiyinizə əmin olun.
İşgüzar məktubunuzu düzgün şəkildə tamamlayın. Bu sözləri yazmanız lazım olduğu qəbul edilir: "Hörmətlə …" və sonra sənəd hazırlanan şəxsin şəxsi məlumatlarını və əlaqələrini göstərin.
