Ofisdəki katib ayrıca dispetçer funksiyalarını yerinə yetirir. Məhz onun vasitəsi ilə əsas təmaslar və rəsmi telefon əlaqələri həyata keçirilir. Şirkətinizin sizinlə əlaqə quran şəxsin əldə etdiyi ilk təəssürat, katibin telefonda nə qədər səriştəli və peşəkarlıqla əlaqə qurmasından asılıdır. Buna görə də, zənglərə cavab vermək üçün katibin iş qaydalarını bilməsi lazımdır.
Təlimat
Addım 1
Həmişə duyğularınızı və əhvalınızı idarə edin. Telefonu götürərək nə qədər əyləncəli və kədərli olsanız da təmkinli və işgüzar olmalısınız. Tonunuz bərabər, sakit və xeyirxah olmalıdır. Yaxınlaşmağa tələsirsinizsə və nəfəsiniz çatmırsa, salam vermədən əvvəl bir-iki dəfə dərin nəfəs və nəfəs alın, nəfəsiniz normallaşsın.
Addım 2
Bir zəng aldığınız zaman, telefonun digər ucunun sizə nə söylədiyini gözləmədən hər zaman əvvəlcə söhbətə başlayın. Bu standart bir giriş və salamlama olmalıdır. Salam verin və həmsöhbətinizin adını verdiyi şirkətin adını verin. Özünü təqdim etmədiyi təqdirdə, üzr istəyin, kimlə danışdığınızı soruşun.
Addım 3
Müştərilərdən və müştərilərdən gələn zəngləri düzgün istiqamətləndirmək üçün şirkətinizin bölmələri tərəfindən yerinə yetirilən və xüsusi mütəxəssislər tərəfindən həll olunan məsələlər və funksiyalar haqqında məlumat əldə edin. Zəngi köçürərkən telefon həmsöhbətinizi bağladığınız mütəxəssisin adını və soyadını deyin. Zəngi göndərdiyiniz işçiyə zəng edən şəxsin adını və müraciət etdiyi sualı söyləyin. Bir məsləhətçi funksiyasını üzərinə götürməməlisiniz, yaxşı bacara bilsəniz də, şəxsin səlahiyyətlərini vermiş mütəxəssislərlə problemlərini həll etməsinə icazə verin.
Addım 4
Bu cür suallar yaranarsa, şirkətinizin tam adı, direktorun soyadı, adı və atasının adı, müavinləri və şöbə müdirləri, ofis ünvanı. Həmişə sərbəst qalacağı şəxslərin ayrıca bir siyahısını rejissorla düzəldin və razılaşın.
Addım 5
Zənglər jurnalını apardığınızdan əmin olun. Xahiş etdiyiniz hər şeyi yazın, vacib bir şeyi unutmamaq üçün yaddaşa güvənməyin. Bütün məlumatlar nəzərdə tutulduğu şəxslərə çatdırılmalıdır. Şirkətin adını və ya zəng edən şəxsin soyadını və adını göstərin, yenidən zəng edə biləcəyiniz telefon nömrəsini, zəngin tarixini və vaxtını yazın.
