Belə bir "iş adəti" anlayışı var. Bu geniş tərifə əsasən - rəsmi iş münasibətləri mühitində qəbul edilmiş bütün ənənələr. Rəsmi yazışmalar işgüzar qarşılıqlı fəaliyyətin əsas mexanizmlərindən biri olaraq qalır. Məmurlar, iş adamları və ictimai təşkilatlar ümumi qaydalara uyğun olaraq hazırlanan mesajlarla əlaqə qururlar.
Yazmaq üçün səbəb
Rəsmi müraciət hazırlanmasının hazırlıq mərhələsi nə qədər darıxdırıcı və əhəmiyyətsiz görünsə də, laqeyd qalmaq olmaz. Sənədin hazırlanmasının səbəbi aydın şəkildə tərtib olunmalıdır.
Rəsmi bir məktub tərtib etməzdən əvvəl ünvan sahibini dəqiq müəyyənləşdirmək vacibdir. Mesajın mövzusunu təyin etdikdən sonra bu məsələnin ünvan sahibinin səlahiyyət dairəsinə aid olub olmadığını yoxlamaq lazımdır. Şübhə yaranarsa, təşkilatın əsasnamələrindəki və digər normativ sənədlərindəki səlahiyyətlər məsələsini araşdırmaq daha yaxşıdır.
İstək növü
Mövzu və ünvan təyin olunduqdan sonra müraciət növü barədə düşünməlisiniz.
Zəruri hallarda rəsmi bir məktub yazılmalıdır:
- Ünvan sahibinə məlumat verin. Çox vaxt bülletenlər aşağı səviyyəli alıcılardan daha yüksək səviyyəli alıcılara göndərilir;
- Adresi onunla əlaqəli digər hərəkətləri nəzərdə tutan bir testlə əlaqə saxlayın. Beləliklə ya üstün bir şəxsə, ya da bərabər bir mövqeyə müraciət edirlər;
- Tapşırıq verin. Bu tip ünvanlar yalnız tabeçilərə müraciət etmək üçün uyğundur.
Qurumlarla, müəssisələrlə və ya digər strukturlarla əlaqə quran şəxslər ən çox tələb-sorğu formasından istifadə edirlər.
Rəsmi müraciət forması
Rəsmi-işgüzar qarşılıqlı münasibətlərin sərt şərtləri müraciət formasını məzmundan aşağı etmir. Məktubun ünvan sahibinə çatması və ofis labirintlərində itməməsi üçün bütün qaydalara uyğun tərtib edilməlidir.
Təşkilatlar rəsmi blanklarda məktublar tərtib edir, gedən nömrəni təyin edir və tarixi göstərir. Müraciət məsələlərini dərhal aydınlaşdırmaq üçün podratçının tam adını və əlaqə məlumatlarını göstərmək vacibdir. Məktubun alt hissəsindəki son səhifəsində görünürlər.
Fərdi şəxslər boş A4 vərəqələri üzərində yazılı formada və nadir hallarda əl yazısı şəklində müraciətlər hazırlayırlar.
Təşkilatlar üçün müraciət ünvanında yalnız ünvan sahibinin vəzifəsi və adı göstərilir, yəni. müraciətin müəllifi haqqında məlumat və əlaqə məlumatları rəsmi formada verilir. Şəxslər başlığı bir əlaqə telefon nömrəsi və cavabın göndərilməli olduğu bir ünvan da daxil olmaqla öz məlumatları ilə əlavə etməlidirlər.
Solda, məktubun təfərrüatları və müraciətin mövzusunun altında göstərilir: "Mükafatlandırma haqqında", "Məlumat vermək haqqında", "Şəxsi görüş haqqında" və s.
Rəsmi müraciət tərzi
Rəsmi iş tərzi rəsmi məktublar tərtib etmək üçün istifadə olunur. Bu üslubun əsas prinsipləri təqdimatın tutarlılığı, birmənalılığı və aydınlığıdır. İşgüzar yazışmalarda danışıq formulaları, yerli sözlərin istifadəsi, söyüş və söyüşlərdən bəhs edilmir. Rəsmi yazışmalarda ən çox narahat olan hadisələr də heç bir emosional rəng olmadan neytral bir tonda təqdim edilməlidir.
Cümlə və bəndlərin aydın və məntiqi bir quruluşuna əməl etmək yaxşı bir təcrübədir. Bu, məlumatın oxucu tərəfindən qəbul edilməsini xeyli asanlaşdırır.
Rəsmi müraciətin quruluşu
Rəsmi məktub müraciətlə başlayır: ". Bunun ardınca bir giriş, bu suala cavab verməlidir: "Niyə müraciət kimin adından və hansı səbəbdən yazılır". Bu belə görünə bilər:
«».
«».
Ümumilikdən konkretə qədər spesifikliyi əks etdirən izahlı bir hissə təqdim olunur. Şikayət yazılıbsa - münaqişənin xronoloji mahiyyəti. Dəvət məktublarında izahat hissəsində tədbirin keçiriləcəyi yer, tarix və vaxt, təşkilatçıları və iştirakçı forması haqqında məlumatlar yer alır.
Hər hansı bir rəsmi müraciət birbaşa sorğunun siyahısı ilə başa çatır. Məsələn: ", ", " və s.
