Mühüm sənədlər - müqavilələr, fakturalar, aktlar - şirkətdə uzun müddət saxlanılmalıdır. Bəzi qiymətli kağızlar üçün bu müddət beş, hətta on ildir. Sənədlərin qırışmasının və itirilməsinin qarşısını almaq üçün lazımi qaydada sənədləşdirilməli və arxivləşdirilməlidir.
Zəruri
- - qovluqlar - bağlayıcı;
- - şəffaf sənədlər - ciblər.
Təlimat
Addım 1
Bir müqavilə yazmaq üçün bütün maraqlı tərəflər tərəfindən imzalanana qədər gözləyin. Hər iki tərəfin icra başçılarından imza alın və möhürlərini vurun. Sonra sənədin surətlərini çıxarın və əlaqəli olan hər kəsə verin.
Addım 2
Müqaviləyə bir nömrə verin. Rəqəm və hərflərdən ibarət olmalıdır. Məsələn, 123-AB. Sənədin imzalanma sayını daxil edin.
Addım 3
Müqavilə qeydləri yaradın. Orada sənədin nömrəsini, imzalanma tarixini və aid olduğu hüquqi şəxsi daxil edin. Nömrələr müqavilənin nə vaxt imzalanmasından asılı olaraq ardıcıllıqla getməlidir.
Addım 4
Şirkətdə bir neçə hüquqi şəxs varsa, hər bir müqavilə jurnalının özünün olmalıdır. Bu qarışıqlıqdan qaçınacaqdır.
Addım 5
Müqaviləni ayrı bir sənəddə yerləşdirin. Birdən çox müqavilə varsa, hər şeyi bir cibə qoyun. Bu sənədləri müqayisə etməyi və lazım olduqda onları tapmağı asanlaşdıracaq.
Addım 6
Sənədi bağlayıcıya daxil edin və xüsusi tutucularla təmin edin. Sıx bir şəkildə doldurmayın, sənədlər qırışacaq. Qovluğun onurğasına sənədləri saxlanılan hüquqi şəxsi, habelə imzalandığı ili yazın.
Addım 7
Üç il bitdikdən sonra müqaviləli qovluqlar anbara göndərilə bilər. Onları karton qutulara qatın və nəmlik çatmayan bir yerə qoyun. Qablaşdırmada sənədlərin aid olduğu hüquqi şəxsi və müqavilələrin imzalandığı ili də göstərin.
Addım 8
Faturalar və aktlar müqavilələrlə olduğu kimi tərtib edilir. Ancaq sənədlərin kağız reyestri əvəzinə elektron bir sənədin olması daha yaxşıdır. Məsələn, "1C: Mühasibat" proqramında. Buradan pulsuz yükləyə bilərsiniz: https://mihsoft.narod.ru/soft_p/1c8.html. Bu, yalnız bütün qiymətli kağızların qeydlərini aparmaqla deyil, həm də onlarla müxtəlif əməliyyatlar aparmaq - əlavə nüsxələr çap etmək, səhvləri düzəltmək və s.
