Ofis işi hər hansı bir müəssisənin fəaliyyətinin vacib bir hissəsidir və bu, bütün inzibati və iş sənədlərinin qeydlərini aparmaq imkanı verir. Tapşırıqlarına ofis işi daxil olan bir işçi və ya bütöv bir vahid mülkiyyət formasından asılı olmayaraq hər müəssisədə mövcuddur. Səriştəli şəkildə çatdırılmış ofis işi, bütün müəssisənin yaxşı koordinasiyalı işinin və iş və bazar şərtlərindəki dəyişikliklərə operativ cavabının qarantıdır.
Büro işi nə üçündür?
Gec-tez, fəaliyyətə başladıqdan sonra, hər hansı bir müəssisə əsas idarəetmə vasitəsi olan sənədlərlə işin təşkili zərurəti ilə üzləşir, çünki təlimatların ötürülməsi onların köməyi ilə həyata keçirilir və idarəetmə qərarları çatdırılır. xüsusi bir ifaçıya. Müəssisədəki ofis işi sistemi sənədləşmənin standartlaşdırılmasını və vahidliyini təmin etmək, iş sənədləri ilə işi asanlaşdırmaq üçün mühasibat və saxlanılmasını təşkil etmək üçün hazırlanmışdır. Ofis iş sisteminin funksiyalarına aşağıdakılar daxildir:
- hər hansı bir sənədin keçməsinə və vaxtında yerinə yetirilməsinə nəzarət etməyə imkan verən minimum vaxt sərfiyyatı ilə sənədlərin ən qısa yol boyunca operativ köçürülməsini təmin edən iş axınının səlahiyyətli təşkili;
- bütün daxil olan, gedən və daxili sənədlərin qeydiyyatı və uçotu üçün avtomatlaşdırılmış sistem;
- sənədlərin rəsmi meyarlara uyğun sistemləşdirilməsinə və iş şəklində formalaşdırılmasına imkan verən sənədlərin arxivləşdirilməsi;
- işlərin nomenklaturasının yaradılması - işlərin başlıqlarının siyahılarına görə kodlaşdırma sistemi, onların sistemləşdirilməsini asanlaşdıran və qanunvericilik və ya sənaye qaydaları ilə müəyyən edilmiş arxivlərin saxlama müddətlərini müəyyənləşdirən.
Müəssisədəki sənəd axını ilə işin bütün bu funksiyaları həyata keçirildiyi təqdirdə, ofis iş sisteminin ayaqlaşdığını və tələb olunduğu kimi işlədiyini deyə bilərik.
Təşkilati və hüquqi aspektlər
Müəssisənin təfərrüatlarını ehtiva edən hər hansı bir sənəd bir iş sənədidir və buna görə bunun üçün qanuni nəticələr müəyyən edilir, yəni. ortaya çıxan ziddiyyətlər və ziddiyyətlər həll edilərkən bu sənəd artıq məhkəmədə təqdim edilə bilər. Buna görə ofis işlərinin aparılması tənzimləyici sənədlər - xüsusi xidmət tərəfindən hazırlanmış və hüquqi xidmət tərəfindən təsdiqlənmiş və müəssisə rəhbəri tərəfindən təsdiqlənmiş təlimatlar əsasında həyata keçirilməlidir. Bu təlimat yalnız bir təlimat deyil, həm də icrası məcburi olan bir sənəddir, buna görə bütün maraqlı şəxslər imza qarşı onunla tanış olmalıdırlar.
Müəssisənin fəaliyyətini həyata keçirdiyi sənədlərin formaları standartlaşdırılmalıdır. Formalarda göstərilməli olan detalların tərkibi GOST R 6.30-2003 “Birləşdirilmiş sənədləşmə sistemləri. Vahid təşkilati və inzibati sənədləşmə sistemi. Sənədləşmə üçün tələblər . Eyni standart, iş və inzibati sənədlərin dizaynına dair tələbləri də müəyyənləşdirir.
