Etik qaydalar çox yönlü bir anlayışdır, cəmiyyətdə, masada və ya ictimai yerlərdə davranış qaydaları var. İş qaydaları, xüsusən də iş yazma qaydaları kimi bir şey var. Şirkətin nüfuzu əsasən müştərilər, işçilər və tərəfdaşlarla yazışmaların necə aparılmasından asılıdır.
İşgüzar yazışmaların ümumi qaydaları
Yazılı nitq şifahi, xüsusilə iş yazışmalarından çox fərqlidir. Müasir həqiqətlər elədir ki, yazı, kağız üzərində bir mesaj deyil, getdikcə daha çox e-poçt mesajı deməkdir.
Tərəfdaşlarla iş danışıqlarına gəldikdə, iş anları ilə əlaqəli hər hansı bir mesaj haqqında, e-poçt məlumat ötürmək üçün ən yaxşı seçimdir. Bununla birlikdə, dəvətnamə, təşəkkür və ya təbrik məktubları yazmaq kağız üzərində edilir.
Təşkilatın loqosu olan keyfiyyətli kağız və tercihen blanklardan istifadə etmək yaxşı təcrübə hesab olunur. Xüsusi tədbirlərə vacib məktubları və ya dəvətnamələri kuryer və ya sifarişli poçtla çatdırmaq daha yaxşıdır. Gözəl və keyfiyyətli kağızdakı mesaj möhkəm görünür və şirkətin reytinqini artırır.
İş yazışmalarında mesajın düzgünlüyü, savadlılığı və dəqiqliyi vacibdir. Həddən artıq emosionallığa, tanışlığa, təhqiramiz ifadələrə, eləcə də təqdimatın uzunluğu və qeyri-müəyyənliyinə yol verilmir.
Mətni düzəltmək, vurğu və durğu işarələrini düzgün yerləşdirmək vacibdir, belə ki, məktub alanın məktubun tam olaraq nədən bəhs etdiyini çox dəqiq bilsin.
Ünsiyyət tərzinə gəlincə, çiçəkli ifadələrdən, mürəkkəb çox səviyyəli cümlələrdən və lazımsız sözlərdən çəkinmək daha yaxşıdır. İşgüzar yazışmalarda peşəkar klişelerin bolluğuna icazə verilir.
Aydınlıq üçün mətnə qrafiklər, diaqramlar və ya cədvəllər əlavə edə bilərsiniz.
İşgüzar yazışmalarda ifadələrdən və şəkillərdən istifadə etmək qəbuledilməzdir. Göndərmədən əvvəl mətni səhvlər və səhvlər üçün yoxladığınızdan əmin olun.
İşgüzar məktub dizayn qaydaları
Yaxşı yazılmış bir iş məktubu dəqiq bir quruluşa sahib olmalıdır. Vahid standart yoxdur, ancaq ümumi dizayn qaydaları var.
İşgüzar məktub bir başlıq, salamlama, məzmun (əsas), vida, göndərən təşkilatın imzası və təfərrüatlarından ibarətdir.
Məktubun "başlığı" ümumiyyətlə qurumun adını, loqosunu, ünvanda və əlaqə üçün əlaqə (telefon, e-poçt, faks) ehtiva edir.
Həm də şirkətin fəaliyyət növü və menecerlərin adları başlıqda yazıla bilər.
Qapaq ən çox təbəqənin ortasında yazılır, bəzən yuxarı küncdə yerləşməsinə icazə verilir.
Tanınmış bir şirkətin öz blankında olmalıdır. Ayrıca, elektron poçtların formaları olmalıdır, bu da quruma möhkəmlik verir.
Qarşılama hissəsində, mesaj sərt bir şəxsiyyət xarakteri daşımırsa, "Günaydın" və ya "Salam" yaza bilərsiniz. Aydın bir iş məktubunda, bildirişdə və ya digər iş sənədlərində dərhal ünvana ad və ata adı ilə müraciət etmək daha məqsədəuyğun olacaqdır.
İşgüzar yazışmalarda ən vacib şey məktubun əsas məzmunu - əsasdır.
Bu hissə ən yüksək informasiya yükünə malikdir, müraciətin məqsədi açıqlanır.
Əlaqə qurmağın bir neçə səbəbi ola bilər, müvafiq olaraq hər tərəfin təqdimatı ayrı bir abzasla başlamalıdır. Məktubun əsas hissəsinin strukturu mövzuları fərqləndirmək və məlumatları daha yaxşı başa düşmək üçün lazımdır.
Paraqraflaşdırma nümunələri aşağıdakı ifadələri əhatə edir: "biz səndən xahiş edirik", "məlumat veririk", "nəzərdən keçirilmək üçün təklif edirik" və s.
Bu aspektlər daxilində bir quruluşun da olduğunu xatırlamaq lazımdır.
İşgüzar məktub göndərən şəxs sorğunun aktuallığını əsaslandırmalı, əsas məzmunu açıqlamalı və müsbət cavab verəcəyi təqdirdə gözlənilən nəticəni təsvir etməlidir.
Birbaşa danışıq formulları iş məktublarında nadir hallarda istifadə olunur. Son ifadənin əsas məqsədi ünvan sahibinə hörmət və adi nəzakətə hörmət ifadə etməkdir. Bağlanan ifadələrə nümunələr: "ən xoş arzularım", "ən xoş arzularımla", "cavabınız üçün əvvəlcədən təşəkkür edirəm" və başqaları.
Şəxsi imza məktubun sonunda olmalıdır. Göndərənin soyadı, baş hərfləri və vəzifəsi adətən əlaqə telefon nömrələri ilə yanaşı göstərilir.
Böyük şirkətlər elektron imzalardan istifadə edirlər. Bu, hər hərfin sonunda avtomatik olaraq yapışdırılan mətn imzası olan xüsusi bir sənəddir. Elektron imza beş-altı sətirdən çox olmamalı və yetmiş simvoldan çox olmamalıdır.
Bu dizayn quruluşu tanıtım məktubları, qapı məktubları və təşəkkür məktubları ilə yanaşı bildirişlər, ifadələr, iddialar və xəbərdarlıqlara da aiddir.
Çox miqdarda məlumat göndərərkən məktubun gövdəsinə qısa bir dəstək yazılır və əsas paket ayrıca bir əlavə olaraq tərtib olunur. Qoşma çox "ağırlaşırsa", alıcıya bu barədə postkriptdəki yazış məktubunda xəbərdar etməlisiniz.
Bir iş məktubuna cavab verin
İşgüzar etiket qaydalarına görə, bir məktuba cavab iki-üç gündən çox təxirə salınmamalıdır. Bir sıra obyektiv səbəblərdən bir cavab üçün daha uzun bir müddət tələb olunursa, bu barədə göndərəni xəbərdar edin, bu yaxşı bir forma sayılır və şirkətə etibar gətirir.
Əsas şeyi xatırlayın - aşkar spamlar istisna olmaqla, bütün iş e-poçtlarına cavab verməlisiniz.
Ticarət məktublarına cavab verərkən tez-tez standart danışıq formulları istifadə olunur:
- "Sizə məlumat verdiyimiz üçün təəssüf edirik …";
- "Sənə buna görə təşəkkür edirəm …";
- "Sizi məmnuniyyətlə dəvət edirik …";
- "Sizə xatırladırıq …";
- "İstəyinizə uyğun olaraq məlumat veririk …" və başqaları.
Rahatlıq üçün oxşar nitq nümunələri ilə ayrı bir fayl yarada bilərsiniz. Boşluqlara müraciət edərək, iş məktublarının yazılmasını çox asanlaşdıracaq və sürətləndirəcəksiniz.
Məktub vacibdirsə və onun ünvana çatdırıldığına əmin olmalısınızsa, kuryerlə çatdırılmağı sifariş edin və ya sifarişli bir məktub (rus poçtu) verin. E-poçtda mesajınızın baxıldığı təsdiqini avtomatik olaraq göndərən "Alınan Bildiriş" xüsusiyyəti var.
Məktubun cavabı yoxdursa, etiket qaydalarına əsasən, vəziyyəti yazışmalarla aydınlaşdırmaq üçün əlavə bir zəng edə bilərsiniz.
İş yazışmalarının növləri
Başlanğıcda iki növ iş yazışması var: daxili və xarici. Xarici yazışmalar üçüncü tərəf alıcıya göndərilən yazışmalardır, daxili yazışmalar isə bir firmanın sərhədləri daxilində istifadə olunur.
İşgüzar məktublar, məqsədlərinə görə, tətbiqetmələr, bülletenlər, reklamlar, sorğular, tövsiyələr, təkliflər, xatırlatmalar, iddialar, dəvətnamələr və s.
Məktub - bir mesaj, adresatçının ümumi bir iş çərçivəsində hər hansı bir vəzifəni yerinə yetirməsi üçün lazım olan məlumatları ehtiva edir. Belə məlumatlar həm alıcı, həm də göndərən üçün aktualdır və vacibdir.
Müraciət - məlumat və ya xidmət almaq məqsədi ilə sorğu göndərməyi nəzərdə tutan iş yazışmalarının bir növü. Məsələn, bir tədbirdə iştirak üçün müraciət.
İstək - maraqlandıran məlumat əldə etmək üçün yazılı müraciət. Tələb rəsmi və məcburi ola bilər.
Təklif məktubu ümumiyyətlə əməkdaşlıq və ya xüsusi xidmətlər və kommersiya təklifləri təklif edir. Tipik olaraq, bu cür məktublar eyni anda bir neçə ünvana göndərilir; kütləvi poçt istifadə edilə bilər.
Dəvət - görüşə və ya qala tədbirə fərdi dəvət məktubu. Bu cür yazışmaların dizaynında xüsusi tətil formalarının və ya kartpostalların istifadəsinə icazə verilir. Əsas odur ki, tədbirin adı, ünvanı, görüş vaxtı və yeri aydın şəkildə yazılsın.
Xatırlatma məktubu, hər hansı bir öhdəliyin yerinə yetirilməsinə dair bir mesajdır: borcun qaytarılması, bir hesabat təqdim edilməsi, bir iclasın xatırlatması və digərləri.
Tərəflərdən biri müqavilə şərtlərini yerinə yetirmədikdə və ya müqaviləni pozduqda, zərər çəkmiş tərəf iddia göndərə bilər. Məktubun fərqli bir xüsusiyyəti - iddialar - pozulmuş şərtlərin ətraflı təsvirinin, zərərin qiymətləndirilməsinə dair məlumatların, itkilərin ödənilməsi üçün tələblərin və ya müəyyən edilmiş pozuntunun aradan qaldırılmasının olmasıdır. Çox vaxt bu yazışmalar sənədlərin, fotoşəkillərin və qəbul sertifikatlarının nüsxələri ilə tamamlanır.
Tövsiyə məktublarında üçüncü bir şəxs və ya şirkət qiymətləndirilir və xüsusiyyətləri təmin edilir. Bu cür mesajlar ən çox yeni bir vəzifə üçün müraciət edərkən olur.
İş e-poçtunun xüsusiyyətləri
Bu günlərdə iş məktublarının böyük bir hissəsi elektron poçtla göndərilir, buna görə də iş qaydaları qaydaları elektron işgüzar ünsiyyətin aparılmasına dair tələbləri də formalaşdırır.
Göndərənin ünvanını diqqətlə oxuyun. Bənzər poçt qutusu ünvanları olan mesajlar sizi xəbərdar etməlidir: "cupercat" və ya "mini - bikini". Adi spamlara əlavə olaraq bu cür ünvanlardan gələn mesajlarda viruslar ola bilər.
Mövzu xəttinizi həmişə qısa və nöqtəyə qədər saxlayın.
Etik qaydalar orijinal mesajı sitat gətirməyə imkan verir ki, alıcı təhlükədə olanları dərhal anlaya bilsin.
Əlavəyə əlavə materiallar əlavə edilməsinə icazə verilir.
İşgüzar ünsiyyət sahəsində etiket qaydalarını bilmək və tətbiq etmək, göndərənin yaxşı bir ün qazanmasına və yeni tərəfdaşlar cəlb etməsinə kömək edir.
