Planlaşdırıcılar, iclaslar və görüşlər iş axınının ayrılmaz hissəsidir. Onların əsas vəzifəsi istənilən xidmət vəziyyətini kollektiv şəkildə təhlil etməkdir. İş iclaslarında iştirak edənlər fəal şəkildə danışa, detalları müzakirə etməli və problemlərin həlli yollarını təklif edə bilər və etməlidirlər. Görüşün təsirli olması üçün ev sahibi müəyyən qaydalara riayət etməlidir.
Zəruri
- - gündəm;
- - iclas qaydaları;
- - iclas protokolu.
Təlimat
Addım 1
Effektiv bir görüşün əsas əlamətlərini öyrənin. Bunlardan azdır: 1. İclasın müəyyən bir məqsədi var; 2. Təşkilatçı bütün lazımi hazırlıq işlərini görmüşdür; 3. İclasa yalnız müzakirə olunan məsələlərlə birbaşa əlaqəsi olan maraqlı işçilər qatılır; 4. Müzakirə əsas mövzudan kənarlaşmır; 5. Yığıncaq nəticəsində təcili planlar müəyyənləşdirildi və işçilərə konkret təlimatlar verildi. Bütün bunlar şəxsən menecer tərəfindən idarə olunmalıdır, xüsusən təşkilat hələ effektiv iclasların keçirilməsi mexanizmi formalaşmamışdır.
Addım 2
İclasın əsas mövzusunu formalaşdırın. İşçilər üçün uyğun və başa düşülən olmalıdır. İş iclasının müəyyən bir məqsədi olması çox vacibdir: bir tədbir planı hazırlamaq, bir qərarı təsdiqləmək, bir fikir irəli sürmək və s. Məsələn, reklam agentliyinizin daha az müştərisi olduğu təqdirdə qlobal iqtisadi böhrandan danışmamalısınız. Bu vəziyyətdə iclas xidmətlərin genişləndirilməsinə və endirim sisteminin dəyişdirilməsinə həsr olunmalıdır.
Addım 3
Ətraflı iclas gündəliyini hazırlayın. İçində əsas mövzunu, müzakirə edilməsi planlaşdırılan sualları, məruzəçilərin adlarını, dəvət olunanların tərkibini, tədbirin tarixi, vaxtı və yerini göstərin. Hər bir gündəm maddəsi iclasın əsas mövzusunu təfərrüatlı göstərməli, onun bir tərəfini əks etdirməlidir. Suallar ya "sadədən mürəkkəbə" prinsipinə görə, ya da "mövcud vəziyyət - onun mənşəyi - mümkün həll yolları" analitik qaydada qruplaşdırıla bilər.
Addım 4
İclasın vaxtını gündəliyə əlavə edin. İçində əsas məruzəçilər üçün, həm məruzəçilərdən məlumat üçün, sualları aydınlaşdırmaq və müzakirə üçün vaxt təyin edin. Kiçik xidmət görüşləri üçün də cədvəllər tərtib edin. Bu, özünüzə və işçilərinizə iş vaxtına dəyər verməyi, son tarixlərə cavab verməyi, düşüncələri aydın və nöqtəyə qədər ifadə etməyi öyrədəcəkdir.
Addım 5
Əvvəlcədən işçiləri gündəmlə tanış edin. Korporativ elektron poçtla göndərin və ya görüşə dəvət etdiyiniz hər kəsə paylayın. Hər kəsdən müzakirəyə hazırlaşmasını xahiş edin. Səlahiyyətləri daxilində hər bir təklif iştirakçısından nə gözlədiyinizi vurğulayın.
Addım 6
Görüşə öz qısa danışmağınızla başlayın. 3-5 dəqiqə ərzində bu görüşü təşkil etməyinizə səbəb olan səbəbi və əldə etmək istədiyiniz nəticəni izah edin. Sonra iştirakçıları gündəlik və iş qrafiki ilə tanış edin.
Addım 7
Müzakirəyə rəhbərlik edin. Səmimi, lakin konstruktiv bir müzakirə aparın. Hər iclas iştirakçısını fikirlərini söyləməyə təşviq edin, ətraflı cavab tələb edən şəxsi suallarınızla "səssizlər" lə əlaqə saxlayın. Söhbəti əsas məsələdən uzaqlaşdırmaq üçün nəzakətli, lakin qətiyyətlə nip cəhdləri. Hər sual üçün alt cəmi ümumiləşdirin.
Addım 8
İclasın sonunda işçilərə verilən qərar və təlimatları bir daha səsləndirin. Bütün iştirakçıların tapşırıqlarını başa düşdüklərindən və son tarixlərini xatırladıqlarından əmin olun. Protokolda vacib məqamları qeyd edin. Bir nüsxəsini əmrlərin icrasından məsul olan mütəxəssislərə, habelə qəbul edilmiş qərarların icrasında iştirak edən işçilərə göndərin.
