Sənədlərin qeydiyyatı, göndərildiyi, alındığı, yaradıldığı zaman müəyyən bir sənəd haqqında etimadnamələrin düzəldilməsində ifadə olunan bir müddətdir. Hazırda jurnal, kart və sənədlərin qeydiyyatının avtomatlaşdırılmış formalarından istifadə olunur.
Sənədlərin daxili qeydiyyatı hər hansı bir dövlət və ya bələdiyyə orqanı, müəssisə, ticarət təşkilatı və ya fərdi sahibkarın fəaliyyətinin ayrılmaz hissəsidir. Təcrübədə bu proses sənəd haqqında əsas məlumatların daxili qeydiyyat üçün istifadə olunan xüsusi formatda düzəldilməsinə qədər azalır.
Bu vəziyyətdə, yalnız daxil olan və gedən sənədlər deyil, həm də təşkilatın özündə yaradılan sənədlər (məsələn, qarşı tərəflərlə müqavilələr) daxil olur. Sənədlərin qeydiyyatı üçün məsuliyyətlər bir katibə və ya katibə həvalə olunur; böyük təşkilatlarda bu prosesi optimallaşdırmaq üçün bütün şöbələr yaradılır.
Sənədlərin daxili qeydiyyatının formaları hansılardır?
Sənədlərin daxili qeydiyyatının ən yaygın forması hələ də jurnal qeydidir. Bu vəziyyətdə sənədlər haqqında məlumatlar bir neçə sütuna bölünərək xüsusi bir jurnala daxil edilir. Sənədin alındığı, göndərildiyi və ya yaradıldığı tarix, qeydiyyat nömrəsi, adı və qısa təsviri barədə məlumat daxil etdiyinizə əmin olun.
Alternativ forma sənədlərin kart qeydiyyatıdır, hər sənəd haqqında məlumatların ayrı bir karta daxil edildiyi, doldurulma qaydaları əvvəlcədən təsdiqlənmişdir. Nəhayət, ən mütərəqqi forma sənədləşməni minimuma endirən avtomatlaşdırılmış sənəd qeydiyyatı hesab olunur.
Təşkilat üçün ən uyğun forma hansıdır?
Sənədlərin daxili qeydiyyatının jurnal forması bir mütəxəssisin müvafiq prosedurların həyata keçirilməsindən məsul olduğu kiçik təşkilatlarda effektiv şəkildə istifadə edilə bilər. Bu formanın dezavantajı bir neçə işçinin sənədlərin qeydiyyatı üzərində eyni vaxtda işləməsi mümkün olmamasıdır, buna görə də böyük şirkətlər üçün uyğun deyil. Bundan əlavə, sənədlərin qeydiyyatı üçün bir neçə jurnalın olduğu halda (məsələn, müxtəlif şöbələrdə), qeydiyyat məlumatları ilə qarışıqlıq tez-tez yaranır.
Bu çatışmazlıqlar istənilən sayda sənəd haqqında məlumatları sürətli və səmərəli şəkildə qeyd etməyə imkan verən daxili qeyd kartı forması istifadə edilərək aradan qaldırılır. Əgər şirkətin məqsədi sənədləşmə işlərini minimuma endirməkdirsə, xüsusi proqram təminatı tələb edəcək avtomatlaşdırılmış daxili qeydiyyat formasından istifadə etmək tövsiyə olunur.
