Çox sənəd yığıldıqda və bir yığında olduqda, hansının nəyə aid olduğunu anlamaq çətin ola bilər. Düzgün sənəd tapmaq daha çətindir. Bu problemi həll etmək üçün sənədlərinizi düzəltməlisiniz. Təsvir olunan metod yalnız sənədləri kağız üzərində təşkil etmək üçün uyğun deyil, elektron formada sənədlər üçün əlbəttə ki, kiçik fərziyyələr ilə tətbiq olunur.
Təlimat
Addım 1
Sənədlərinizi çox sayda olsa da, nizamlamaq asandır. Mövcud bütün sənədləri nəzərdən keçirin və onları sıralayacağınız kateqoriyaların siyahısını hazırlayın. Bu siyahıda alt kateqoriyaların olub olmadığını müəyyənləşdirin. Məsələn, ümumi müqavilələr kateqoriyasında, təchizatı, xidmətlərin göstərilməsi üçün müqavilələri ayırmaq olar. Sifarişlər arasında şirkətin fəaliyyətinə dair ümumi sifarişləri və kadr sifarişlərini vurğulayın.
Addım 2
Kateqoriyalar siyahısı tamamlandıqdan sonra sənədləri necə və harada yerləşdirəcəyinizi müəyyənləşdirin. Ofis ləvazimatları (qovluqlar, qovluqlar, rəngli stikerlər) almaq xərclərini rəhbərliklə razılaşdırın, çünki sənədlərin çeşidlənməsi və paylanması köhnə dağılmış qovluqlarla çalmağınız lazım deyilsə daha xoşdur.
Addım 3
Mövcud sənədləri tərtib etdiyiniz siyahıya görə sıralayın. Onları ayrı yığınlara qoyun. Lazım gələrsə, üzərinə qələmlə yazın və ya bir stiker yapışdırın (çeşidləmə prosesi zamanı qarışmamaq üçün).
Addım 4
Bir kateqoriyaya aid sənədlərin (alt kateqoriya) qovluğa sığacağını yoxlayın və sənədləşdirin. Sənədləri hazırlanma tarixinə görə düzəltmək daha yaxşıdır. Bir qayda olaraq, gündəlik işdə sənədlər yuxarıda ən son sənədlər olduğu kimi yaradıldıqları kimi sənədləşdirilir. İşləri arxivə köçürərkən sifariş dəyişir (yuxarıda ən erkən sənəd, aşağıda - ən son yaradılış tarixinə qədər).
Addım 5
Fərqli illərdəki sənədləri eyni qovluğa təqdim edirsinizsə, bir ilini rəngli bir stiker və ya daha böyük bir vərəqlə digərindən vizual olaraq ayırın. Bu cür əlfəcinlər gələcəkdə istədiyiniz sənədin tapılmasını çox asanlaşdırır.
Addım 6
Növbəti sənəd üçün əlavə edin.
Addım 7
Lazım gələrsə, hər qovluğun içindəkilər, yaradıldığı tarix və istismarın sonu, saxlama yeri və s. Göstərilməklə sənədlərlə birlikdə bütün qovluqların reyestrini tərtib edin. Qovluqları elə yerləşdirin ki, onları istifadə etmək rahat olsun və bir ton tullantı kağız vasitəsilə onlara “girməyiniz” lazım deyil.
