Bir təşkilatda və ya bir müəssisədə düzgün təşkil olunmuş ofis işi sənədləri qaydada saxlamağa və hər an hərəkətlərinə nəzarət etməyə imkan verir. Şirkətinizin fəaliyyəti müqavilələrin bağlanması ilə bağlıdırsa, mühasibat uçotunun müvafiq jurnalını aparın. Yaxşı dizayn edilmiş bir jurnal sənədlərin təfərrüatlarını və onların xronologiyasını qeyd etməyə imkan verəcəkdir.
Zəruri
- - sənədləri qeyd etmək üçün jurnal;
- - qeyd ediləcək materiallar;
- - mürəkkəbli qələm;
- - qələm;
- - qayçı;
- - hökmdar;
- - kağız;
- - iplər;
- - iynə;
- - yapışqan.
Təlimat
Addım 1
Bir günlük dəftəri saxlamaq üçün əlverişli bir forma tapın. Eyni zamanda, təşkilatın təcili ehtiyaclarından və ofis işinin xüsusiyyətlərindən çıxış edin. Son zamanlarda elektron sənədləşdirmə uçotu formaları daha geniş yayılmışdır, lakin menecerləri onlarla tanış olduqda həmişə əlverişli deyildir. Ən sadə halda, standart geniş formatlı dəftərdə mühasibat jurnalını tərtib edə bilərsiniz.
Addım 2
Hər vərəqin altına və ya üstünə ardıcıl nömrələr qoyaraq jurnalın səhifələrini nömrələyin. Səhifələrin hamısını möhkəm iplə tikin, jurnalın son səhifəsindən keçən hissələrə aparın. Kiçik bir kağıza kitabın neçə vərəqdən ibarət olduğunu yazın. Bu etiketi ardıcıl olaraq son səhifəyə yapışdırın, ipin uclarını düyünə bağlayın. Yapışqan qurudulduqda, sənədlərin möhürünü və dərgi verən şəxsin imzasını vurun.
Addım 3
Başlıq səhifənizi hazırlamağa başlayın. Jurnalın adını jurnalın qabağına yazın, məsələn "Müqavilə jurnal". Təsvirə təşkilatın (şirkətin) adını və əsas detallarını daxil edin. Jurnalın başlama və bitmə tarixləri üçün iki sətir buraxın. Bütün bu məlumatlar əl ilə daxil edilə bilməz, ancaq əvvəlcədən bir printerdə yazdırılır və sonra jurnalın qapağına səliqəli bir şəkildə yapışdırılır.
Addım 4
Jurnalın iş səhifələrini qeyd etmək üçün sənədlərin tam təsviri üçün tələb olunan qədər sütuna bölün. Seriya nömrəsi, sənədin alındığı tarix, müqavilənin bağlanması, sifarişin sərbəst buraxılması və s. Üçün sütunlar verdiyinizə əmin olun. Sənədin mahiyyəti və əsas məzmunu haqqında qısa məlumat vermək üçün ayrıca bir sütun buraxın. Sənədi icra üçün qəbul etmiş şəxsin imzası üçün də yer ayırın.
Addım 5
Lazım gələrsə, müvafiq nömrəni və digər təfərrüatları təyin edərək, jurnalı ofisə (katibliyə) qeyd edin. Qeydiyyat prosedurundan sonra mühasibat jurnalından təyinatı üzrə istifadə edilə bilər.
