Gedən sənədlər, təşkilatın üçüncü şəxslərə (təchizatçılara, istehlakçılara, tənzimləyici orqanlar və s.) Və ya digər şəhərlərdən olan həmkarlarına göndərdiyi rəsmi məktublardır. Bir qayda olaraq, bu yazışmalarla işləmək üçün iki işçi məsuliyyəti bölüşür: tərtibçi və katib. Birincisi, mətni hazırlamaq və razılaşdırmaqdan məsuldur. İkincisi məktubu qeyd edir, əslini təyinat yerinə göndərir və xidmət surətini saxlayır.
Zəruri
- - şirkətin forması;
- - mətn redaktorunun quraşdırıldığı kompüter;
- - gedən sənədlərin qeydiyyatı dəftəri.
Təlimat
Addım 1
Bir tərtibçisənsə
Bir sənəd layihəsi hazırlayın. Giden məktublar təşəbbüskar və həssas ola bilər. Birinci halda, hər hansı bir rəsmi məsələdə başqa bir təşkilat və ya müəyyən bir şəxslə yazışmalara başlayırsınız (başlayırsınız). Cavab məktubunda alınan sorğuya uyğun məlumat olmalıdır.
Addım 2
Məktubu təşkilatınızın blankında iki nüsxədə çap edin. Sənədin yuxarı hissəsinin, yəni "başlıq" ın düzgün formatlandığından əmin olun. Sağ tərəfdəki formada yerləşən şirkətin təfərrüatlarına əlavə olaraq ünvan sahibinin məlumatları və məktubun başlığı da daxil edilmişdir.
Addım 3
Sol üst küncdə sənədin təyin olunduğu şəxsin adını, baş adını və soyadını, bir təşkilatın və ya şəxsin ünvanını yazın. Məlumatların göstərilməsi proseduru tamamilə eyni olmalıdır, məsələn:
"Volna "MMC-nin Baş direktoruna
I. I. Sidorov
Rabochaya st., 37, ofis on dörd, Saratov, 109235.
Addım 4
Sağda, təşkilatınızın detalları altına məktubun başlığını qoyun. Mətnin məzmununu aydın şəkildə əks etdirən qısa olmalıdır. Məsələn: "Bir binanın sanitar vəziyyətinə planlı bir baxış keçirmək haqqında" və ya "Əsaslı təmirə ehtiyacı olan evlər haqqında məlumat vermək haqqında".
Addım 5
Əsas mətni ünvan sahibinə müraciət edərək və bu məktubun ona göndərilməsinin səbəbini göstərərək başlayın. Məsələn: “Hörmətli İvan İvanoviç! 14 yanvar 2011-ci il tarixində kirayəyə götürülən binanın sanitar vəziyyətinin planlı şəkildə yoxlanılması barədə məlumat veririk”.
Addım 6
Gedən sənədə əlavələr varsa, onları əsas mətndən sonra sadalayın, məsələn: “3 səhifədə əlavə. 1 nüsxədə. Mətnin son səhifəsinin ən alt hissəsində sənədin müəllifi göstərilməlidir. Bir qayda olaraq, məktub müəllifi soyadını, baş hərflərini və iş telefonunu əsas şriftdən kiçik yazır.
Addım 7
Məktubu istənilən istiqamətdə təşkilatınızdakı qərar qəbul edənlərlə yoxlayın. Məsələn, vəsait xərclənməsinə aid sənədlər mühasib tərəfindən təsdiqlənir və vergi idarəsindən göndərilən sorğunun cavabları vəkil tərəfindən imzalanır. Məktubu təsdiqləyən təşkilatın işçiləri, mətnin sonunda ikinci nüsxədə, baş vizası üçün yerin altındakı bir nüsxə ilə şəxsi imzalarını qoyurlar. Lazımi təsdiqləri aldıqdan sonra, gedən sənəd təşkilat rəhbəri tərəfindən imzalanır.
Addım 8
Razılaşdırılmış və imzalanmış sənədi katibə təqdim edin. Bir nüsxə saxlamaq istəyirsinizsə, əlavə bir nüsxə çap edin. Katibdən üzərinə gedən nömrəni qoymasını xahiş edin.
Addım 9
Bir katib olsanız
Başlanğıcdan gələn məktubu qəbul edin. Əsas detalların, təsdiq vizalarının, yaradıcı haqqında məlumatların və menecerin imzasının mövcudluğunu və düzgünlüyünü yoxlayın. Məktuba əlavələrin mövcudluğuna diqqət yetirin.
Addım 10
Sənəd haqqında məlumatı gedən poçt jurnalına yazın. Təşkilatınız elektron sənəd dövriyyəsinə keçibsə, məlumat bazasının saxlanmasına dair təlimatlara uyğun olaraq davam edin. Ənənəvi bir kağız qeyd dəftəri üçün ciddi qeydiyyat qaydaları yoxdur. Bununla birlikdə, praktikada ən çox aşağıdakı sütunları olan bir cədvəl istifadə olunur:
- tarix;
- gedən sənədin nömrəsi;
- müraciət edən;
- xülasə (ad);
- sənədin müəllifi;
- Qeyd.
Addım 11
Gedən nömrə aşağıdakı kimi formalaşır. Əvvəlcə gedən mesajların nüsxələrinin saxlandığı qovluğun fond siyahısı nömrəsini göstərin. Tire və ya slash ilə müəyyən bir məktubun seriya nömrəsini yazın. Alacaqsınız: "01-14-256" və ya "01-14 / 256", burada 01-14 iş nömrəsidir, 256 sənəd nömrəsidir.
Addım 12
Formanın xüsusi sətrinə gedən nömrəni daxil edin. Cavab məktubu üçün əlaqəli olan sənədin nömrəsini də göstərdiyinizə əmin olun. Məktubun ilk surətini (təsdiq vizaları olmadan) zərfdə möhürləyin və ünvan sahibinə göndərin. Sənədin surətini müvafiq fayl qovluğuna daxil edin.
